Cómo gestionar reservas de restaurantes con el sistema de reserva PRO

Última actualización

21 marzo 2025

Descripción general

El sistema de reserva PRO te permite gestionar las reservas de restaurante de forma eficiente desde el CMS. Podrás visualizar, modificar y actualizar el estado de las reservas, consultar la disponibilidad en tiempo real, añadir reservas manualmente y descargar informes.

Esta guía explica paso a paso cómo gestionar reservas mediante el sistema PRO, desde la sección Reservas del CMS.

Antes de empezar

Antes de comenzar a gestionar reservas, asegúrate de lo siguiente:

• Has configurado previamente el restaurante en el CMS desde Contenido > Instalaciones > Restaurantes.
• Has activado el sistema de reserva PRO para el restaurante.
• Has creado las unidades reservables (por ejemplo, mesas o zonas de comedor), definido los espacios y creado al menos una combinación de espacios.
• Has asignado un horario de disponibilidad al servicio.
• Tienes acceso al CMS en la ruta: PRO > Reservas.

Guía paso a paso

Paso 1: Consultar las reservas

1. Accede a PRO en el CMS.
2. Selecciona el servicio desde el menú desplegable en la esquina superior izquierda.
3. Elige una fecha en el calendario para ver las reservas confirmadas de ese día.

Paso 2: Elegir un modo de visualización

Puedes alternar entre tres modos de visualización:

• Vista plano de sala (icono de mapa)
  • Muestra un plano visual con las mesas o unidades del restaurante.
  • Permite consultar y modificar el estado de cada reserva en tiempo real.
  • Permite filtrar por intervalo y espacio.
  • Los controles del plano permiten adaptar la visualización: reducir o ampliar la imagen, centrar las unidades, ver en pantalla completa o fijar unidades para no perderlas de vista.

• Vista calendario (icono de calendario)
  • Muestra todas las reservas en formato calendario.
  • Permite consultar y modificar el estado de cada reserva en tiempo real.
  • Ayuda a visualizar la ocupación por intervalo de cada unidad.
  • Las flechas permiten desplazarte entre las diferentes unidades para ver sus reservas a lo largo del día.

• Vista lista (icono de lista)
  • Muestra todas las reservas y datos de ocupación en formato listado.
  • Permite filtrar por intervalo y espacio.

Paso 3: Consultar y editar reservas

Para buscar una reserva, puedes:

• Seleccionar la fecha.
• Escribir el nombre del cliente en la barra de búsqueda (vista plano).
• Navegar por la vista lista, seleccionar una reserva en el calendario o hacer clic en una unidad en el plano de sala.

Para editar una reserva:

1. Haz clic en la reserva.
2. Modifica los datos necesarios (fecha, número de personas, espacio, hora, unidad o duración).
3. Guarda los cambios.

Para actualizar el estado de una reserva, selecciona una de las siguientes opciones:

• Confirmada: la reserva está aceptada.
• Ocupada: el huésped ha llegado y se ha sentado.
• No presentado: el huésped no ha asistido.
• Cancelada: la reserva ha sido anulada.

Importante:

• Una reserva solo se puede marcar como No presentado una vez haya pasado la hora de la reserva.
• Cuando la hora de una reserva ha llegado, ya no es posible cancelarla. En ese caso, se debe marcar como No presentado.

Para añadir notas internas para el personal, utiliza el campo Notas (solo visible para el staff).

Paso 4: Recargar la vista para ver nuevas reservas

1. Haz clic en el icono de Recargar (flechas circulares) en la esquina superior derecha.
2. Recarga con frecuencia para asegurarte de ver la información más actualizada.

Paso 5: Añadir una reserva manualmente

Si un huésped llega sin haber reservado, puedes añadir la reserva manualmente:

• Vista plano: haz clic en +Reserva desde el menú lateral izquierdo o selecciona una unidad disponible y luego Añadir reserva.
• Vista lista: haz clic en Añadir reserva a la derecha de cada intervalo disponible.
• Vista calendario: haz clic en una hora y unidad disponibles y luego en Añadir reserva.

Se abrirá un formulario para introducir:

• Datos del huésped (huésped o visitante).
• Fecha y hora de la reserva.
• Número de personas.
• Unidad asignada.

Paso 6: Bloquear temporalmente unidades

Para impedir reservas en una mesa o unidad durante un tiempo determinado:

1. En vista plano, haz clic en una unidad disponible. En vista calendario, haz clic en la hora y unidad deseadas.
2. Selecciona Bloquear unidad.
3. Elige la duración del bloqueo:
   • Día completo o varios días (24 h).
   • Intervalo concreto (hora de inicio y fin).
4. Añade notas internas si lo necesitas.
5. Haz clic en Guardar cambios.

Para desbloquear una unidad, haz clic sobre ella y selecciona Desbloquear unidad.

Paso 7: Gestionar reservas en tiempo real

Las vistas de plano de sala y calendario actualizan el estado de las unidades mediante colores:

• Blanco: disponible.
• Amarillo: confirmada.
• Verde: ocupada.
• Rojo: con retraso.
• Gris: bloqueada.

Actualizaciones automáticas de estado:

• Si el huésped no se presenta en un plazo de 5 minutos desde la hora reservada, la unidad pasa a rojo (retraso).
• Si el huésped llega, actualiza el estado a ocupada (verde).
• Si la reserva se cancela o marca como no presentado, la unidad vuelve a estar disponible (blanca).

Paso 8: Consultar disponibilidad

Para comprobar los horarios disponibles en una fecha:

1. Haz clic en Consultar disponibilidad (icono calendario con lupa) en el menú superior, donde seleccionas el servicio.

1. Introduce la fecha y el número de comensales.
2. Activa el botón Consultar disponibilidad en app si quieres que esta información sea visible para los huéspedes. Si no se activa, esta información solo es visible para el staff.
3. Consulta los horarios disponibles para todos los restaurantes con sistema PRO.

Paso 9: Descargar un informe

1. Haz clic en Exportar datos (icono de flecha hacia abajo en la esquina superior derecha).
2. Selecciona los servicios de los que quieres exportar información.
3. Define el rango de fechas.
4. Elige el formato: XLSX o PDF.
5. Elige entre Todas las reservas o Solo confirmadas.
6. Haz clic en Descargar archivo.

Próximos pasos

Una vez que hayas empezado a gestionar reservas, te recomendamos:

• Optimizar la configuración: ajusta horarios, cupos y combinaciones de espacios según las necesidades operativas.
• Formar a tu equipo: asegúrate de que el personal conoce los distintos modos de visualización (plano, calendario, lista) y sabe cómo actualizar el estado de las reservas en tiempo real.
• Analizar el rendimiento con Insights: utiliza la funcionalidad Insights para hacer un seguimiento de métricas clave como número de reservas, ingresos y usuarios. Esto puede ayudarte a saber cómo está funcionando el servicio y a tomar decisiones basadas en datos.

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