Cómo configurar el sistema de reserva por cupo en un restaurante

Última actualización

25 febrero 2025

Descripción general

El sistema de reserva por cupo permite a los huéspedes hacer reservas en un restaurante sin necesidad de confirmación por parte del personal. El sistema gestiona un número máximo de reservas según la frecuencia establecida (cupo), asegurando que las reservas sean aceptadas hasta alcanzar la capacidad establecida. Una vez alcanzado el límite, no se permitirán más reservas para ese horario.

A diferencia del sistema de reserva bajo demanda, los huéspedes pueden cancelar sus propias reservas en el sistema de reserva por cupo después de haber sido confirmadas.

Antes de empezar

Antes de configurar el sistema de reserva por cupo, asegúrate de tener:

• Acceso al CMS en Contenido > Instalaciones > Restaurantes.
• Una idea clara de la capacidad del restaurante y sus intervalos horarios.
• Definida la frecuencia de reserva (por ejemplo, cada 30 minutos).
• Una lista con los correos electrónicos del personal que debe recibir notificaciones de reservas.

Guía paso a paso

Paso 1: Habilitar el sistema de reserva bajo demanda

1. Ve a Contenido > Instalaciones > Restaurantes.
2. Pasa el cursor sobre el restaurante que deseas configurar y haz clic en Editar.
3. Accede a la pestaña Horario y sistema de reserva.
4. Selecciona Sistema de reserva por cupo.

Paso 2: Definir el horario de apertura

1. Establece los intervalos horarios y los días de la semana en los que el restaurante estará abierto.
2. Introduce un nombre para cada intervalo.
3. Si el restaurante opera las 24 horas, marca la casilla Abierto 24h.
4. Si el restaurante estará cerrado temporalmente, activa la opción Cerrado temporalmente.
5. Haz clic en Guardar cambios.

Si el horario de reserva es distinto al de apertura, activa la casilla del margen derecho. Aparecerá una sección separada para definir los horarios de reserva. Si no activas este botón, los horarios de apertura y de reserva serán los mismos.

Paso 3: Configurar intervalos y cupo de reserva

1. Establece los intervalos horarios y los días de la semana en los que el restaurante permitirá reservas.

2. Introduce un nombre para cada intervalo.

3. Activa el botón Reservable para los intervalos deseados.

4. Establece un cupo. En el campo Cupo, introduce el número máximo de huéspedes (o unidades) que pueden reservar según la frecuencia que establezcas.

   Ejemplo: cupo de 30 personas cada 30 minutos.

5. En el campo Frecuencia, define la frecuencia en minutos con la que se ofrecerán horas de reserva a los clientes.

   Ejemplo: Si un intervalo es de 10:00 a 11:30 y configuras una frecuencia de 30 minutos, los huéspedes podrán reservar a las 10:00, 10:30, 11:00 y 11:30.

6. Opcional: Si el restaurante tiene un precio fijo por persona o unidad de reserva para el servicio ofrecido, introdúcelo en el campo Precio. Este precio se mostrará a los huéspedes al hacer la reserva.

Paso 4: Configurar ofertas (opcional)

1. Marca la casilla Activar oferta.
2. Introduce una descripción de la oferta en todos los idiomas disponibles (haz clic en el icono de bandera para añadir traducciones).
3. Introduce el precio de la oferta.

Paso 5: Configurar opciones avanzadas

Para acceder a opciones adicionales, activa el botón Opciones avanzadas.

1. Antelación máxima de la reserva: define el número máximo de días antes que los huéspedes pueden reservar.

   Ejemplo: si configuras 2 días de antelación máxima, las reservas para cenar un miércoles se pueden empezar a realizar el lunes.

2. Antelación mínima de la reserva: define el número mínimo de minutos requeridos antes de realizar una reserva. Puedes elegir entre el horario de apertura y el horario de reserva como referencia.

   Ejemplo: si estableces 120 minutos antes del horario de reserva y la hora actual es 17:00, el primer horario reservable será 19:00.

3. Unidad de reserva:

   • Por defecto, las reservas se hacen según el número de personas.
   • Si deseas que los huéspedes reserven mesas en lugar de personas, selecciona Personalizado y escribe "Mesas" en el campo de texto.
   • Haz clic en el icono de bandera para añadir traducciones.

Paso 6: Personalizar respuestas automáticas

1. Mensaje de confirmación de reserva: introduce el mensaje que los huéspedes recibirán cuando se complete su reserva.

2. Texto del botón de reservar: personaliza el texto que aparecerá en el botón Reservar en la app (idealmente, una sola palabra).

3. Texto del campo de comentarios: personaliza las instrucciones que se mostrarán sobre la caja de comentarios cuando los huéspedes hagan una reserva.

   Ejemplo: "Indica si prefieres una mesa en el interior o en la terraza."

4. Mensaje indicando que no hay disponibilidad: personaliza el texto que se mostrará cuando no haya disponibilidad.

Paso 7: Configurar la política de cancelación (opcional)

1. Habilitar la política de cancelación de reservas: si deseas mostrar una política de cancelación, activa este botón e introduce el texto de la política.
2. Habilitar la casilla La aceptación de la política de cancelación es obligatoria: si se activa, los huéspedes deberán marcar esta casilla para confirmar que han leído la política de cancelación antes de reservar.

Paso 8: añadir días de excepción (opcional)

Puedes configurar días de excepción para modificar el horario habitual del restaurante en fechas concretas. Esta opción es útil cuando el restaurante acoge un evento privado o necesita cerrar algunas horas por mantenimiento.

Para añadir días de excepción, haz clic en Días de excepción (enlace azul). Se abrirá una ventana donde podrás definir horarios especiales o marcar el restaurante como cerrado en determinadas fechas.

1. Haz clic en el campo de fecha para abrir el calendario y selecciona un día.
2. Si el restaurante estará cerrado todo el día, activa la casilla Cerrado.
3. Si el restaurante abrirá solo en determinados horarios, haz clic en Añadir intervalo:
   • Define el intervalo horario y asígnale un nombre.
   • Activa el botón Reservable si quieres permitir reservas en ese horario.
   • Si lo necesitas, añade más intervalos para ese día.
4. Para incluir otra fecha como día de excepción, haz clic en Añadir día de excepción.
5. Cierra la ventana y haz clic en Guardar cambios para aplicar la configuración.

Paso 9: Definir restricciones

Hay 3 tipos de restricciones que puedes aplicar.

1. Restringir el número máximo de personas por reserva: los huéspedes no podrán reservar para un número mayor de personas. Puedes limitarlo según el número de huéspedes alojados por habitación o establecer un número específico de personas por reserva.

   Importante: el valor relativo al número de huéspedes alojados por habitación se puede utilizar si tienes PMS integrado con STAY y envía esos datos. De lo contrario, no se podrá aplicar esta restricción.

2. Restringir el número máximo de reservas por habitación: los huéspedes no podrán reservar este servicio más de este número de veces en un día.

3. Establece el número máximo de reservas por habitación según la duración de la estancia.

   Ejemplo: para estancias de 3 días de duración, se permiten 5 reservas en total.

Para utilizar cualquiera de estas restricciones, haz clic sobre el botón de activación que aparece junto a cada opción y añade la cifra que corresponda en cada caso.

Nota: estas restriccciones aplican únicamente al restaurante que estás editando.

Paso 10: Asignar personal para la gestión de reservas

1. En la sección Email de los empleados que gestionan las reservas de este servicio, haz clic en Añadir email.
2. Introduce cada dirección de correo electrónico y pulsa Intro.
3. Los miembros del personal recibirán una notificación por email cuando entre una nueva reserva.

Paso 11: Configurar avisos

Establece avisos para el personal en caso de que una reserva sea cancelada.

• Puedes enviar una notificación a un supervisor en caso de cancelación de una reserva.

Paso 12: Guardar cambios

Una vez configuradas todas las opciones, haz clic en Guardar cambios para aplicarlas.

Próximos pasos

Después de configurar el sistema de reserva por cupo, puedes:

• Probar el proceso de reserva. Intenta hacer una reserva como huésped para asegurarte de que funciona correctamente.
• Haz tu restaurante visible en la portada de la app para empezar a recibir reservas.
• Supervisar las reservas en el CMS. Revisa las reservas en Actividad > Reservas cupo de servicios.
• Formar a tu personal. Asegúrate de que tu equipo comprende cómo funciona el sistema de reservas por cupo y cómo ayudar a los huéspedes con sus reservas.

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