Última actualización
26 febrero 2025
Descripción general
El sistema de reserva por cupo permite a los huéspedes hacer reservas en un restaurante sin necesidad de confirmación por parte del personal. El sistema administra automáticamente un cupo de reservas y deja de aceptar nuevas reservas cuando se alcanza el límite. Esto garantiza una distribución eficiente de los espacios y evita el exceso de reservas.
A diferencia del sistema de reserva bajo demanda, los huéspedes pueden cancelar sus propias reservas después de haber sido confirmadas.
Este artículo explica cómo gestionar reservas realizadas con el sistema de reserva por cupo en el CMS, por correo electrónico y desde la staff app.
Gestionar reservas en el CMS
Paso 1: Ver reservas por cupo
- Accede a Actividad > Reservas cupo de servicios en el CMS.
- Selecciona el restaurante en el menú desplegable.
- Elige la fecha para ver todas las reservas confirmadas de ese día.
- Usa los filtros para afinar los resultados por intervalo.
- Las reservas se agrupan por hora. Puedes ver la ocupación de cada hora y el número de huéspedes que se han presentado.
Paso 2: Gestionar reservas
-
Para modificar una reserva:
- Localiza la reserva en la lista.
- Haz clic en el icono de edición (lápiz).
- Actualiza los datos del huésped, fecha, hora o número de personas.
- Haz clic en Guardar cambios.
-
Para cancelar una reserva:
- Localiza la reserva en la lista.
- Haz clic en el botón Cancelar (icono de papelera).
- Confirma la cancelación.
- El huésped recibirá una notificación de cancelación.
-
Para actualizar la información de asistencia:
- Localiza la reserva en la lista.
- Marca la casilla Presentado.
- Se actualizará la cifra de presentados en el titular de la hora de reserva.
-
Enviar un mensaje al huésped:
Si necesitas trasladar información adicional al huésped, puedes enviarle un mensaje.
- Localiza la reserva en la lista.
- Haz clic en el botón Editar (icono de lápiz).
- Escribe un mensaje en el campo Información adicional para el cliente.
- Haz clic en Guardar cambios.
- El huésped recibirá una notificación.
Importante: el huésped no puede responder a estos mensajes.
Paso 3: Añadir una nueva reserva
Si un huésped solicita una reserva por teléfono o en persona, puedes añadirla manualmente en el CMS.
- Haz clic en Añadir reserva.
- Completa los datos de la reserva (nombre del huésped, fecha, hora, número de personas, etc.).
- Haz clic en Reservar para confirmar la reserva.
Esto garantiza que todas las reservas, tanto las realizadas desde la app como las manuales, queden registradas y gestionadas correctamente.
Gestionar reservas por correo electrónico
Si has configurado notificaciones por correo electrónico para las reservas por cupo, el personal del hotel recibirá un correo cada vez que un huésped haga una reserva. El correo permite al personal estar informado sobre nuevas reservas o cancelaciones.
Paso 1: Acceder a la notificación por correo electrónico
- Abre tu bandeja de entrada y busca la notificación de STAY.
- El correo contiene detalles como:
- Nombre del huésped
- Número de habitación
- Fechas de check-in y checkout
- Fecha y hora de la reserva
Importante:
Con el sistema de reserva por cupo, los correos electrónicos son únicamente informativos. Cualquier cambio en una reserva debe realizarse directamente en el CMS.
Gestionar reservas con la staff app
Si el personal del hotel usa la staff app de STAY, también pueden gestionar reservas por cupo desde sus dispositivos móviles.
Paso 1: Descargar la staff app
- iOS: Descargar en App Store
- Android: Descargar en Google Play
Paso 2: Iniciar sesión en la staff app
- Usa las mismas credenciales del CMS.
- Si gestionas varios hoteles, selecciona el correcto tocando el menú en la esquina superior izquierda y luego Buscar hotel.
Paso 3: Ver reservas por cupo
- Toca la sección Reservas cupo de servicios en el menú lateral.
- Selecciona el restaurante en el menú desplegable.
- Elige la fecha para ver todas las reservas confirmadas de ese día.
- Las reservas se agrupan por hora. Puedes ver la ocupación de cada franja.
Paso 4: Gestionar reservas
-
Para cancelar una reserva:
- Toca sobre la hora de la reserva para acceder a las reservas programadas.
- Verás todas las reservas confirmadas para esa hora.
- Localiza la reserva que deseas cancelar.
- Desliza el dedo hacia la izquierda.
- Toca Eliminar (en rojo).
- Confirma la cancelación.
La información de la reserva se eliminará y desaparecerá de la lista. El huésped recibirá una notificación push con la actualización del estado de su reserva.
-
Para actualizar la información de asistencia:
- Localiza la reserva en la lista.
- Toca el botón Presentado. El icono de verificación se volverá verde.
-
Para añadir una nueva reserva:
Si un huésped solicita una reserva por teléfono o en persona, puedes añadirla manualmente en la staff app.
- Toca Añadir reserva.
- Completa los datos de la reserva (nombre del huésped, fecha, hora, número de personas, etc.). Puedes buscar por número de habitación para que los datos del huésped se completen automáticamente.
- Toca Guardar reserva para confirmar la reserva.
Esto garantiza que todas las reservas, tanto las realizadas desde la app como las manuales, queden registradas y gestionadas correctamente.
Importante:
Desde la staff app no se puede enviar un mensaje al huésped que ha realizado una reserva. Para ello, debes ir al CMS.
Próximos pasos
Después de gestionar las reservas por cupo, te recomendamos:
- Supervisar las reservas regularmente: asegúrate de que el sistema está asignando las plazas correctamente.
- Formar al personal: explica a tu equipo cómo funciona el sistema de reserva por cupo.
- Ajustar los cupos si es necesario: modifica la disponibilidad de plazas en Contenido > Instalaciones > Restaurantes > Horario y sistema de reserva.
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