Cómo configurar el sistema de reserva bajo demanda en un servicio de habitaciones

Descripción general

El sistema de reserva bajo demanda permite a los huéspedes hacer pedidos para un día y hora concreta. Sin embargo, estos pedidos requieren aprobación manual por parte del personal del hotel.

• Cuando un huésped envía una petición, esta se crea con el estado Nueva para el staff. El huésped la verá en la app como Pendiente.
• Los miembros del staff deben aceptar o rechazar la petición. También pueden modificarla y enviar comentarios al huésped.
• Si se acepta, el huésped verá la petición como Confirmada en la app.
• Si se rechaza, el estado cambiará a Cancelada.

Los huéspedes no pueden cancelar las peticiones bajo demanda desde sus móviles, incluso si la petición aún no ha sido confirmada.

 

 

Antes de comenzar

Antes de configurar el sistema de reserva bajo demanda, asegúrate de lo siguiente:

• Tienes acceso al CMS: Contenido > Servicios > Servicio de habitaciones.
• Conoces los horarios de pedidos y el tiempo máximo de antelación permitido.
• Has preparado las direcciones de correo electrónico de los miembros del personal responsables de gestionar las pedidos.

Guía paso a paso

Paso 1: Habilitar el sistema de reserva bajo demanda

1. Ve a Contenido > Servicios > Servicio de habitaciones.
2. Pasa el cursor sobre el servicio que deseas configurar y haz clic en Editar.
3. Accede a la pestaña Horario y sistema de reserva.
4. Selecciona Sistema de reserva bajo demanda.

Paso 2: Definir el horario de apertura

1. Establece los intervalos horarios y los días de la semana en los que el servicio de habitaciones estará abierto.
2. Introduce un nombre para cada intervalo.
3. Si el servicio de habitaciones opera las 24 horas, marca la casilla Abierto 24h.
4. Si el servicio de habitaciones estará cerrado temporalmente, activa la opción Cerrado temporalmente.
5. Haz clic en Guardar cambios.

Paso 3: Configurar intervalos de reserva

1. Establece los intervalos horarios y los días de la semana en los que el servicio de habitaciones permitirá hacer pedidos.

2. Introduce un nombre para cada intervalo.

3. Activa el botón Reservable para los intervalos deseados.

4. En el campo Frecuencia, define la frecuencia en minutos con la que se ofrecerán horas de peticiones a los clientes.

   Ejemplo: Si un intervalo es de 10:00 a 11:30 y configuras una frecuencia de 30 minutos, los huéspedes podrán hacer pedidos para las 10:00, 10:30, 11:00 y 11:30.

Paso 4: Configurar opciones avanzadas

Para acceder a opciones adicionales, activa el botón Opciones avanzadas.

1. Antelación máxima de la reserva: define el número máximo de días antes que los huéspedes pueden hacer un pedido.

   Ejemplo: si configuras 2 días de antelación máxima, los pedidos para cenar un miércoles se pueden empezar a realizar el lunes.

2. Antelación mínima de la reserva: define el número mínimo de minutos requeridos antes de realizar un pedido. Puedes elegir entre el horario de apertura y el horario de reserva como referencia.

   Ejemplo: si estableces 120 minutos antes del horario de reserva y la hora actual es 17:00, el primer horario para hacer un pedido será 19:00.

3. Tiempo de preparación: no hace falta que configures este valor ya que no aplica para la funcionalidad Servicio de habitaciones.

4. Título y valor del suplemento de room service: usa este campo si el servicio de habitaciones tiene un coste extra base.

Paso 5: Personalizar respuestas automáticas

1. Respuesta automática para reservas pendientes: introduce el mensaje que los huéspedes recibirán cuando su pedido esté pendiente.
2. Mensaje de confirmación de reserva: introduce el mensaje que los huéspedes recibirán cuando su pedido sea aceptado.
3. Texto del botón de reservar: personaliza el texto que aparecerá en el botón Reservar en la app (idealmente, una sola palabra).
4. Texto del campo de comentarios: personaliza las instrucciones que se mostrarán sobre la caja de comentarios cuando los huéspedes hagan una pedido.
5. Mensaje indicando que no hay disponibilidad: personaliza el texto que se mostrará cuando no haya disponibilidad.

Paso 6: Configurar la política de cancelación (opcional)

1. Habilitar la política de cancelación de reservas: si deseas mostrar una política de cancelación, activa este botón e introduce el texto de la política.
2. Habilitar la casilla La aceptación de la política de cancelación es obligatoria: si se activa, los huéspedes deberán marcar esta casilla para confirmar que han leído la política de cancelación antes de reservar.

Paso 7: Añadir días de excepción (opcional)

Para añadir días de excepción, haz clic en Días de excepción (enlace azul). Se abrirá una ventana donde podrás definir horarios especiales o marcar el servicio de habitaciones como cerrado en determinadas fechas.

1. Haz clic en el campo de fecha para abrir el calendario y selecciona un día.
2. Si el servicio de habitaciones estará cerrado todo el día, activa la casilla Cerrado.
3. Si el servicio de habitaciones abrirá solo en determinados horarios, haz clic en Añadir intervalo:
   • Define el intervalo y asígnale un nombre.
   • Activa el botón Reservable si quieres permites pedidos en ese horario.
   • Si lo necesitas, añade más intervalos para ese día.
4. Para incluir otra fecha como día de excepción, haz clic en Añadir día de excepción.
5. Cierra la ventana y haz clic en Guardar cambios para aplicar la configuración.

Paso 8: Definir restricciones (opcional)

Hay 3 tipos de restricciones que puedes aplicar.

1. Restringir el número máximo de reservas por habitación: los huéspedes no podrán usar este servicio más de este número de veces en un día.

2. Número máximo de productos por pedido: es el número máximo de productos que se pueden pedir en un único pedido.

3. Establece el número máximo de reservas por habitación según la duración de la estancia.

   Ejemplo: para estancias de 3 días de duración, se permiten 5 peticiones en total.

Para utilizar cualquiera de estas restricciones, haz clic sobre el botón de activación que aparece junto a cada opción y añade la cifra que corresponda en cada caso.

 

Nota: Estas restricciones se aplican únicamente al servicio de habitaciones que estás editando.

Paso 9: Asignar personal para la gestión de reservas

1. En la sección Email de los empleados que gestionan los pedidos de este servicio, haz clic en Añadir email.
2. Introduce cada dirección de correo electrónico y pulsa Intro.
3. Los miembros del personal recibirán una notificación por email cuando un huésped envíe una petición. Pueden aceptar o rechazar la solicitud por correo electrónico, desde la app del staff o desde el CMS.

Paso 10: Configurar avisos

Establece avisos para el personal en caso de que una petición no haya sido gestionada después de un tiempo o si una reserva es cancelada.

• Puedes establecer un recordatorio después de la primera notificación.
• Puedes enviar una notificación a un supervisor en caso de cancelación de una petición.

Paso 11: Guardar cambios

Una vez configuradas todas las opciones, haz clic en Guardar cambios para aplicarlas.

Próximos pasos

• Configurar el catálogo del servicio de habitaciones. Al estar usando el sistema de reservas bajo demanda,  debes configurar el catálogo normal.
• Haz visible tu servicio de habitaciones en la portada de la app para empezar a recibir pedidos.
• Forma al personal sobre cómo gestionar y aprobar reservas de manera eficiente.
• Gestiona y supervisa los pedidos en la sección CMS > Actividad > Peticiones.

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