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Cómo configurar Concierge chat para un establecimiento

Descripción general

Para utilizar Concierge chat, primero debes activar y configurar la funcionalidad a nivel de establecimiento en el CMS.

Desde los ajustes generales de Concierge chat, puedes personalizar la interfaz del chat, definir su disponibilidad, asignar al personal encargado de gestionar las conversaciones y controlar qué huéspedes pueden acceder al servicio.

Una vez que Concierge chat esté activado para el establecimiento, puedes hacerlo accesible como chat general o configurarlo para servicios específicos.

Antes de empezar

Antes de configurar Concierge chat, asegúrate de:

  • Conocer los días y horarios en los que el personal estará disponible para gestionar las conversaciones con los huéspedes.
  • Tener las direcciones de correo electrónico del personal que gestionará el chat.
  • Decidir si diferentes miembros del staff gestionarán las conversaciones de grupos de habitaciones específicos.
  • Decidir si Concierge chat estará disponible para todos los huéspedes o solo para determinados grupos de habitaciones.
  • Preparar los textos que se mostrarán a los huéspedes en la interfaz del chat.

Guía paso a paso

Paso 1: Acceder a los ajustes de Concierge chat

  1. En el CMS, ve a Concierge.
  2. Haz clic en Configuración del chat en la parte inferior de la lista de conversaciones para abrir los ajustes de Concierge chat.

[Captura: How to set up Concierge chat for a property_01ES]

Paso 2: Activar Concierge chat y personalizar los textos

  1. Ve a la pestaña Configuración.
  2. Activa Concierge chat mediante el botón de cambio.
  3. Personaliza los textos que se muestran a los huéspedes:
    • Texto del botón: introduce el texto que se mostrará en el botón que utilizan los huéspedes para acceder al chat. El texto puede contener un máximo de 10 caracteres.
    • Texto de la barra superior: introduce el texto que se mostrará en la parte superior de la ventana del chat.
    • Mensaje si no hay ningún agente disponible: introduce el mensaje que se mostrará cuando no haya ningún miembro del personal disponible para gestionar la conversación.
  4. Añade las traducciones de los idiomas disponibles haciendo clic en el icono de la bandera.
  5. Si es necesario, activa Respuestas automáticas y establece:
    • El tiempo de espera para enviar la respuesta automática después del último mensaje del huésped.
    • El mensaje que informa a los huéspedes de que será un miembro del staff, y no un bot, quien responderá cuando el chat esté fuera del horario de servicio.
  6. Haz clic en Guardar cambios.

[Captura: How to set up Concierge chat for a property_02ES]

Paso 3: Establecer la disponibilidad del chat

  1. Ve a la pestaña Horario.
  2. Haz clic en Añadir horario.
  3. Selecciona los días de la semana a los que se aplicará el horario.
  4. Introduce las horas de inicio y fin en formato de 24 horas.
    • Si el chat está disponible durante todo el día, selecciona la opción Abierto 24h.
  5. Para crear otra franja horaria para los mismos días, haz clic en Añadir intervalo.
  6. Añade una breve descripción que se mostrará en la ventana del chat, por ejemplo, Suele responder en 5 minutos.
  7. Crea más horarios si la disponibilidad varía según el día.
  8. Haz clic en Guardar cambios.

[Captura: How to set up Concierge chat for a property_03ES]

Paso 4: Definir quién gestionará las conversaciones

  1. Ve a la pestaña Gestión.
  2. Haz clic en Añadir email para añadir las direcciones de correo electrónico del personal que gestionará las conversaciones con los huéspedes.

Cuando se inicia una nueva conversación, el personal recibe una notificación en el CMS, en la staff app y por correo electrónico. Las conversaciones se pueden gestionar desde el CMS, la staff app o a través del enlace incluido en el correo electrónico de notificación.

Si diferentes miembros del personal son responsables de distintos huéspedes, puedes organizar la gestión del chat por grupos de habitaciones:

  1. Activa Gestionar servicio por grupos de habitaciones mediante el botón de cambio.
  2. Crea un grupo e introduce un nombre.
  3. Añade números de habitación específicos o rangos de habitaciones al grupo.
  4. Añade las direcciones de correo electrónico del personal responsable de las conversaciones de ese grupo.
  5. Crea grupos adicionales según sea necesario.
  6. Haz clic en Guardar cambios.

[Captura: How to set up Concierge chat for a property_04ES]

Paso 5: Establecer el acceso de los huéspedes

De forma predeterminada, Concierge chat puede estar disponible para todos los huéspedes. Puedes restringir el acceso si el servicio solo debe estar disponible para huéspedes alojados en determinadas habitaciones. Para ello:

  1. Ve a la pestaña Permisos de acceso.
  2. Activa Permitir acceso al servicio solo a grupos específicos de habitaciones.
  3. Añade los grupos de habitaciones que deben tener acceso a Concierge chat.
  4. Introduce el mensaje que se mostrará a los huéspedes que no tengan acceso al servicio, por ejemplo, "¡Lo sentimos! Este servicio no está disponible para ti".
  5. Haz clic en Guardar cambios.

[Captura: How to set up Concierge chat for a property_05ES]

Próximos pasos

Una vez que Concierge chat esté activado y configurado para el establecimiento, puedes:

  • Configurar Concierge chat para servicios concretos [link].
  • Hacer que Concierge chat esté disponible para los huéspedes en la app [link].
  • Empezar a gestionar las conversaciones con los huéspedes desde la sección Concierge del CMS, en la staff app o a través de la notificación de correo electrónico [link].

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