Cómo gestionar reservas de centros de tratamiento con el sistema de reserva PRO (modo reservar cita)

Descripción general

El sistema de reserva PRO te permite gestionar eficazmente las reservas de un centro de tratamientos desde el CMS. Puedes consultar y modificar reservas, actualizar su estado, asignar terapeutas y salas a cada servicio, comprobar la disponibilidad en tiempo real, añadir reservas manualmente y generar informes de reservas.

Esta guía explica paso a paso cómo gestionar reservas desde la sección Reservas del CMS para centros de tratamiento configurados con el sistema PRO en modo Reservar cita.

 

Antes de empezar

Antes de comenzar a gestionar reservas, asegúrate de lo siguiente:

• Has configurado previamente el centro de tratamientos en el CMS desde Contenido > Instalaciones > Spa.
• Has activado el sistema de reserva PRO para el centro de tratamientos en modo Reservar cita.
• Has creado las unidades (por ejemplo, salas de tratamiento) y el personal terapéutico, definido los espacios y creado al menos una combinación de espacios.
• Has activado el catálogo del spa desde la pestaña Catálogo avanzado.
• Has activado el botón de Staff en todos los productos del catálogo que requieran un terapeuta específico.
• Has indicado el número de terapeutas y de salas de tratamiento necesarias para cada producto en el Catálogo avanzado.
• Has asignado un horario de disponibilidad al servicio.
• Tienes acceso al CMS en la ruta: PRO > Reservas.

 

Guía paso a paso

Paso 1: Consultar las reservas

1. Accede a PRO en el CMS.
2. Selecciona el servicio desde el menú desplegable en la esquina superior izquierda.
3. Elige una fecha en el calendario para ver las reservas confirmadas de ese día.

Paso 2: Elegir un modo de visualización

Aunque el sistema ofrece varios modos de visualización, la vista Personal y la vista Calendario son las más útiles para centros de tratamiento. Las vistas Plano y Lista también están disponibles, pero no suelen utilizarse en este tipo de servicio.

Para consultar y gestionar las reservas de forma eficiente, usa estos modos de visualización:

• Vista Personal (icono de persona):

  • Muestra las reservas por terapeuta.
  • Permite consultar y modificar en tiempo real el estado y los detalles de cada reserva.
  • Ideal para gestionar la carga de trabajo individual y revisar las agendas por terapeuta.

   

• Vista Calendario (icono de calendario):

  • Muestra las reservas por sala de tratamiento y hora.
  • Permite visualizar la ocupación por intervalo en cada sala.
  • Permite consultar y modificar en tiempo real el estado y los detalles de cada reserva.
  • Las flechas permiten desplazarse entre las unidades para ver sus reservas a lo largo del día.

   

Paso 3: Consultar y editar reservas

Para buscar una reserva, puedes:

• Seleccionar la fecha y el intervalo.
• Consultar por terapeuta o sala de tratamiento, según la vista.

Puedes consultar y gestionar reservas desde cualquiera de las vistas disponibles.

Para editar una reserva (disponible en todas las vistas excepto Lista):

1. Haz clic en el bloque de reserva o en el icono de editar (lápiz).
2. Actualiza los campos necesarios: fecha, hora, terapeuta, sala o duración.
3. Haz clic en Guardar cambios.

Para actualizar el estado de una reserva (disponible en todas las vistas excepto Lista), selecciona una de las siguientes opciones:

• Confirmada: la reserva está aceptada.
• Ocupada: el cliente ha llegado y ha comenzado la sesión.
• No presentado: el cliente no ha asistido.
• Cancelada: la reserva ha sido anulada.

Importante:

• Una reserva solo puede marcarse como No presentado una vez pasada la hora de la reserva.
• Una vez llegada la hora de la reserva, ya no podrá ser cancelada — solo marcada como No presentado.

Para añadir notas internas para el personal, utiliza el campo Notas (solo visible para el staff).

 

Paso 4: Recargar la vista para ver nuevas reservas

1. Haz clic en el icono de Recargar (flechas circulares) en la esquina superior derecha.
2. Recarga con frecuencia para asegurarte de ver la información más actualizada.

Paso 5: Añadir una reserva manualmente

Si un huésped llega sin haber reservado, puedes añadir la reserva de forma manual:

• Vista Personal: haz clic en una hora y sala disponibles.
• Vista Calendario: haz clic en una hora y unidad disponibles.

Se abrirá un formulario para introducir:

• Datos del huésped (huésped o visitante).
• Producto o servicio.
• Fecha y hora de la reserva.
• Terapeuta asignado.
• Unidad asignada.
• Método de pago.

Haz clic en Reservar para confirmar la reserva.

 

Paso 6: Bloquear temporalmente unidades

Para impedir reservas en una sala o unidad durante un tiempo determinado:

1. En vista calendario, haz clic en la hora y unidad deseadas.
2. Selecciona Bloquear unidad.
3. Elige la duración del bloqueo:
   • Día completo o varios días (24 h).
   • Intervalo concreto (hora de inicio y fin).
4. Añade notas internas si lo necesitas.
5. Haz clic en Guardar cambios.

Para desbloquear una unidad, haz clic sobre ella y selecciona Desbloquear unidad.

 

Paso 7: Gestionar reservas en tiempo real

El estado de las reservas se muestra mediante códigos de colores:

• Blanco: disponible.
• Amarillo: confirmada.
• Verde: ocupada.
• Rojo: con retraso.
• Gris: bloqueada.

Actualizaciones automáticas de estado:

• Si el huésped no se presenta en un plazo de 5 minutos desde la hora reservada, la unidad pasa a rojo (retraso).
• Si el huésped llega, actualiza el estado a Ocupada (verde).
• Si la reserva se cancela o marca como No presentado, la unidad vuelve a estar disponible (blanca).

 

Paso 8: Descargar un informe

1. Haz clic en Exportar datos (icono de flecha hacia abajo en la esquina superior derecha).
2. Selecciona los servicios de los que quieres exportar información.
3. Define el rango de fechas.
4. Elige el formato: XLSX o PDF.
5. Elige entre Todas las reservas o Solo confirmadas.
6. Haz clic en Descargar archivo.

 

Próximos pasos

Una vez que hayas empezado a gestionar reservas, te recomendamos:

• Optimizar la configuración: ajusta horarios, terapeutas y salas según las necesidades operativas.
• Formar a tu equipo: asegúrate de que el personal domina las vistas disponibles y sabe cómo editar reservas y actualizar estados.
• Analizar el rendimiento con Insights: utiliza la funcionalidad Insights para hacer un seguimiento de métricas clave como número de reservas, ingresos y productos. Esto puede ayudarte a saber cómo está funcionando el servicio y a tomar decisiones basadas en datos.
• Revisa el catálogo – Comprueba que tus productos tienen asignado personal y que los requisitos de terapeutas/salas están correctamente configurados para que el sistema funcione como esperas.

 

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