Cómo configurar el sistema de reserva PRO para un centro de tratamientos (modo reservar cita)

Descripción general

El sistema de reservas PRO en modo Reservar cita está diseñado para servicios que implican tratamientos individuales o sesiones —como masajes, tratamientos faciales o terapias de bienestar— que se ofrecen en salas privadas y, si es necesario, asignados a un profesional específico.

Esta configuración permite gestionar la disponibilidad en función del número de salas de tratamiento disponibles y de los servicios ofrecidos. Cada reserva se vincula a un tratamiento o producto con una duración determinada, y el sistema asigna automáticamente la unidad correspondiente para la hora elegida por el cliente.

Este artículo explica cómo configurar el sistema de reserva PRO en modo Reservar cita para un spa que funciona como centro de tratamientos.

 

Antes de empezar

Antes de activar el sistema de reserva PRO en modo Reservar cita, asegúrate de:

• Tener acceso al CMS en Contenido > Instalaciones > Spa.
• Haber creado el spa en el CMS.
• Tener claro qué productos (tratamientos) vas a ofrecer y su duración.
• Saber cuántas salas de tratamiento (unidades) hay disponibles en el spa.
• Haber creado un catálogo manual con los tratamientos del spa (requisito para este modo).

 

Guía paso a paso

Paso 1: Solicita activación al equipo de Soporte

Antes de poder configurar el sistema de reservas PRO, debes solicitar su activación. Ponte en contacto con nuestro equipo de Soporte a través de cualquiera de estos canales:

• Chat del CMS
• Ticket de soporte
• Correo electrónico

Una vez activado, podrás continuar con los siguientes pasos de esta guía.

Paso 2: Activar el sistema de reserva PRO

1. Ve a Contenido > Instalaciones > Spa en el CMS.
2. Selecciona el spa que deseas configurar.
3. Haz clic en Editar.
4. Ve a la pestaña Horario y sistema de reserva.
5. Selecciona PRO.
6. Haz clic en Guardar cambios.

Nota: para el modo de configuración Reservar cita, debes crear un catálogo manual que incluya los tratamientos que ofrece el spa. El sistema no funcionará si no hay catálogo creado.

Paso 3: Acceder a ajustes de PRO

1. Una vez activado PRO, se habilitará el botón Ir a ajustes de PRO en la parte inferior de la pantalla.
2. Haz clic en Ir a ajustes de PRO para acceder a las opciones de configuración.
3. También puedes acceder a los ajustes de PRO desde el menú superior del CMS en PRO, seleccionando el servicio correspondiente y haciendo clic en el icono de ajustes (primer icono desde la derecha).

Nota: dentro del sistema PRO, hay dos pantallas diferentes:

• La pantalla de reservas (que aparece al entrar en PRO).
• La pantalla de ajustes (a la que se accede haciendo clic en el icono de ajustes dentro de PRO).

Paso 4: Seleccionar el modo de configuración

Como este artículo se centra en el modo Reservar cita, sigue estos pasos:

1. En ajustes de PRO, accede a la sección Modo config.
2. Selecciona Reservar cita.
3. Haz clic en Guardar cambios.

Paso 5: Crear unidades

Antes de definir la disponibilidad, es necesario saber cuántas unidades hay que crear**.** Las unidades hacen referencia a las salas de tratamiento físicas disponibles. Cada cita debe asignarse a una de estas unidades.

1. Ve a PRO > Tu spa > Ajustes > Unidades.
2. Haz clic en Añadir unidad.
3. Introduce un nombre (por ejemplo, "Sala 1") (máximo 10 caracteres) y haz clic en el icono de la bandera si necesitas añadir traducciones a otros idiomas.
4. Selecciona los productos o servicios que estarán disponibles en esta unidad. Deberías haber creado previamente tu catálogo de tratamientos (Contenido > Instalaciones > Spa > Catálogo avanzado). Por defecto, todos los productos se asignan a cada unidad que hayas creado; asegúrate de seleccionar únicamente aquellos que correspondan.
5. Especifica cuántas unidades con estos mismos ajustes deseas crear.
6. Haz clic en Confirmar.

Si deseas crear más unidades con otros ajustes, haz clic de nuevo en Añadir unidad y sigue los mismos pasos.

Las unidades creadas aparecerán en la lista de esta sección. Puedes editar o eliminar unidades haciendo clic en los iconos correspondientes.

Paso 6: Definir espacios

Los espacios agrupan unidades según su ubicación o categoría. Puedes organizarlos para que reflejen la distribución real del spa. Para crear un espacio, primero debes haber creado las unidades (paso 4).

1. Ve a Ajustes > Espacios.
2. Haz clic en Añadir espacio.
3. Introduce un nombre (por ejemplo, "Zona interior"). Este será visible para los clientes.
4. Sube una imagen del plano del espacio (opcional).
5. Arrastra las unidades al plano y organízalas según la disposición deseada.
6. Haz clic en Guardar cambios.

Si deseas editar una unidad desde el plano, haz clic sobre ella y aparecerán dos opciones: Editar y Eliminar.

Paso 7: Definir combinaciones de espacios

Las combinaciones de espacios permiten organizar áreas según eventos o turnos de servicio. Puedes fusionar múltiples espacios para eventos específicos o utilizar áreas individuales según sea necesario.

Por ejemplo, puedes combinar la zona interior y la exterior como configuración habitual. Por otro lado, si organizas un evento privado para un grupo, puedes usar solo la zona interior y nombrar esa combinación como “Evento privado”.

Para crear una combinación de espacios:

1. Ve a Ajustes > Combinaciones de espacios.
2. Haz clic en Añadir combinación de espacios.
3. Introduce un nombre para la combinación.
4. Selecciona los espacios que se fusionarán.
5. Haz clic en Guardar.

Crea tantas combinaciones como necesites para adaptarte a los turnos o eventos de tu establecimiento.

Paso 8: Añadir empleados

Si los tratamientos de tu spa requieren un terapeuta o profesional, cada reserva se asignará automáticamente a uno de ellos. Puedes añadir empleados al servicio, definir su horario de trabajo y especificar qué tratamientos pueden realizar.

Para añadir un empleado:

1. Ve a Ajustes > Personal.
2. Activa el botón Activado.
3. Haz clic en Añadir empleado.
4. Introduce el nombre del profesional.
5. Establece su horario de trabajo semanal. Puedes usar Copiar turnos a la próxima semana para ahorrar tiempo si el horario se repite.
6. En la pestaña Productos asociados, selecciona los tratamientos que este profesional puede realizar.
7. Haz clic en Guardar.

Repite este proceso para añadir a todos los profesionales que realizarán tratamientos.

 

Paso 9: Establecer un horario de disponibilidad

Define y asigna un horario de disponibilidad a las combinaciones de espacios que has creado. Este horario determina cuándo pueden los huéspedes hacer reservas.

Para crear un horario:

1. Ve a Ajustes > Calendario.

2. Haz clic en Añadir horario.

3. Selecciona los días de la semana que aplicarán al mismo horario.

4. Define los intervalos (nombre, hora de inicio y de fin) y asígnalos a una combinación de espacios.

5. Para permitir reservas, activa la opción Reservable. También puedes activar Desactivar reservas app si deseas gestionar las reservas internamente sin que los huéspedes puedan reservar a través de la app.

6. Configura ajustes adicionales:

   Para personalizar aún más cada intervalo, haz clic en el icono de edición. Se abrirá una ventana emergente con dos pestañas.

   • Horas disponibles

     • Horas personalizadas: establece cupos específicos por hora y aplica segmentación de clientes.
     • Frecuencia: define cada cuánto tiempo se ofrece una hora de reserva (por ejemplo, cada 30 minutos).

     

   • Plazos de reserva

     • Reservable desde: configura desde qué hora el servicio se podrá reservar.
     • Reservar horas vencidas: permite reservar durante la hora en curso, anulando la restricción de tiempo mínimo de antelación. Esta opción solo se puede usar con horas personalizadas.
     • Hora segmentada: establece horas específicas por segmento de cliente (requiere configuración de segmentación).

     

7. Si necesitas añadir más intervalos en el mismo horario, haz clic en Añadir intervalo y sigue los mismos pasos.

8. Si necesitas diferentes horarios para días específicos (por ejemplo, fines de semana), haz clic en Añadir horario. Cada horario aparecerá en una pestaña separada.

9. Si necesitas que el servicio se muestre no disponible temporalmente, activa el botón Cerrado temporalmente. Esto impedirá que se realicen nuevas reservas hasta que la opción se desactive.

10. Configura días de excepción:

    Puedes sobrescribir el horario habitual configurando días de excepción. Esto es útil cuando el servicio acoge un evento privado o necesita cerrar por mantenimiento.

    1. Haz clic en Añadir día de excepción.

    2. Selecciona una fecha en el calendario.

    3. Elige una de las siguientes opciones:

       • Activa el botón Cerrado para que el servicio no esté disponible en todo el día.
       • Define intervalos específicos para ese día (nombre, combinación de espacios, hora de inicio y fin, etc.). Haz clic en el icono de edición para configurar opciones avanzadas.

    4. Activa el botón Reservable si quieres que los huéspedes puedan reservar en ese intervalo.

    5. Opcional: añade más intervalos para el mismo día.

    6. Para añadir más días de excepción, haz clic en Añadir día de excepción. Cada día de excepción se mostrará como una pestaña separada.

    7. Haz clic en Guardar cambios para aplicar la configuración.

       

Paso 10: Configurar restricciones de reservas

Puedes establecer restricciones para controlar cómo y cuándo los huéspedes pueden reservar el servicio.

Antelación de reserva

Define el tiempo mínimo y máximo de antelación requerido para realizar una reserva:

• Antelación máxima: cuántos días antes pueden reservar los huéspedes. Se establece en días tomando como referencia la fecha de la reserva.
• Antelación mínima: el tiempo mínimo con el que se puede realizar una reserva. Se establece en minutos y puede tomarse como referencia:
  • La hora de apertura del servicio.
  • La hora en la que el huésped quiere reservar.

Restricciones por día

Puedes limitar el número de reservas diarias con dos opciones:

• Número máximo de personas por reserva: define un límite según el número de huéspedes alojados en la habitación o un número específico de personas.
• Número máximo de reservas por habitación: establece un límite diario de reservas por habitación.

Importante: el valor relativo al número de huéspedes alojados por habitación se puede utilizar si tienes PMS integrado con STAY y envía esos datos. De lo contrario, no se podrá aplicar esta restricción.

Activa el botón Activado junto a cada opción para aplicar la restricción.

 

Restricciones por duración de estancia

Define un número máximo de reservas por habitación en función de la duración de la estancia del huésped. Introduce el límite correspondiente en cada campo y activa el botón Activado para aplicar la restricción.

 

Aplicar restricciones a varios servicios

Si necesitas aplicar las mismas restricciones a varios servicios, activa la opción Activar restricciones para varios servicios (parte superior derecha de la sección). Así, solo necesitarás configurar las restricciones una vez.

Nota: esta opción solo es aplicable a Restricciones por día y Restricciones por duración de estancia.

Captura restrictions per day + length of stay, marcando la casilla multiple serv

 

Reservas de visitantes

Decide si los clientes no alojados pueden reservar el servicio.

Si activas esta opción, elige el canal habilitado: manual (solo para el personal) o app (reserva directa por el huésped). Activa el botón Activado para aplicar la restricción.

Reservas externas

Permite reservas de huéspedes alojados en establecimientos asociados o cercanos. Esta opción debe activarla el equipo de STAY; contacta con el equipo de soporte para configurarlo.

Consejo: Si el servicio de spa se cobra aparte de la estancia, podrías considerar eliminar cualquier restricción de uso de las instalaciones, permitiendo a los huéspedes acceso ilimitado durante su estancia. Esta opción puede mejorar la satisfacción del huésped y fomentar un mayor gasto.

Paso 11: Personalizar los mensajes de reserva

Puedes personalizar los mensajes que reciben los huéspedes en diferentes etapas del proceso de reserva.

Accede a Ajustes > Personalización.

Los siguientes elementos se pueden modificar:

• Unidad asignada: decide si se muestra o no utilizando el botón de activación.
• Botón de reservar: modifica el texto del botón de acción para reservar.
• Unidad de reserva: define cómo se etiqueta la unidad de reserva (ej. "Tratamiento", “Sesión”).
• Edad de los niños: indica el rango de edad considerado como niño (ej. “De 3 a 12 años”). Esta opción no es aplicable a los centros de tratamientos.
• Campo de comentarios: ajusta el mensaje que aparece sobre el campo de comentarios durante la reserva.
• Mensaje de confirmación de reserva: personaliza el mensaje que ven los huéspedes tras completar la reserva.
• Mensaje de no disponibilidad: configura el mensaje que se muestra cuando no hay horarios disponibles.

Si no defines un texto personalizado, el sistema mostrará la opción predeterminada.

Paso 12: Configurar la política de reserva

Puedes definir una política de reserva que los huéspedes deben revisar antes de completar la reserva.

Cómo añadir una política de reserva:

1. Ve a Ajustes > Política.
2. Escribe o copia y pega la política de reservas en el campo de texto.
3. Activa el botón Activado para hacerla visible a los huéspedes.
4. Opcional: Si deseas que los huéspedes confirmen la lectura y aceptación antes de reservar, activa la opción La aceptación de la Política de reserva es obligatoria.
5. Haz clic en Guardar cambios.

Paso 13: Dar acceso al personal

Para que tu equipo pueda gestionar las reservas del spa, debes concederles acceso al sistema.

Cómo añadir miembros del equipo:

1. Ve a Ajustes > Gestión.
2. Introduce las direcciones de correo electrónico de los miembros del equipo responsables de la gestión de reservas.
3. Cada miembro del equipo añadido recibirá notificaciones cada vez que se realice una nueva reserva.
4. Haz clic en Guardar cambios.

Paso 14: Configurar opciones de pago

Puedes elegir qué métodos de pago estarán disponibles para los huéspedes al realizar un pedido en el spa.

Opciones de pago disponibles para huéspedes:

• Cargo a la habitación: el importe del pedido se añade a la cuenta de la habitación del huésped.
• Pago directo: el huésped paga en el spa con efectivo o tarjeta.
• Pago online: el huésped paga a través de una pasarela de pago segura (Stripe). Más información aquí.

Opciones de pago disponibles para visitantes:

• Pago directo: el visitante paga en el spa con efectivo o tarjeta.
• Pago online: el visitante paga a través de una pasarela de pago segura (Stripe). Más información aquí.

Paso 15: Activar y probar el sistema de reservas

Una vez que todas las configuraciones están listas:

1. Activa el sistema de reservas activando el botón Permitir reservas en la sección Calendario para los intervalos correspondientes.
2. Haz clic en Guardar cambios.
3. Usa la opción Vista previa en la página de inicio del CMS para probar el proceso de reserva como huésped.

 

Próximos pasos

Ahora que el sistema de reservas PRO está configurado para tu centro de tratamientos:

• Haz visible tu spa en la portada de la app para que los huéspedes puedan consultar y reservar tratamientos.
• Consulta las reservas recibidas en PRO > Reservas usando la vista de plano, calendario o lista.
• Forma a tu equipo en la gestión de reservas a través del CMS.

 

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