Cómo gestionar las reservas del calendario de actividades con el sistema de reserva por cupo

Descripción general

El sistema de reserva por cupo permite a los huéspedes realizar reservas para actividades dentro del calendario sin necesidad de confirmación manual por parte del staff. El sistema gestiona una capacidad o cupo limitado y deja de aceptar reservas una vez que se alcanza el límite. Esto garantiza una asignación eficiente y evita el overbooking.

Este artículo explica cómo gestionar desde el CMS las reservas de actividades realizadas a través del sistema de por cupo.

Antes de empezar

Antes de gestionar reservas, ten en cuenta los siguientes puntos:

• Asegúrate de tener acceso al CMS: Actividad > Cupo de ocio.
• Verifica el sistema de reservas: Confirma que la actividad ha sido configurada previamente con el sistema de reservas por cuotas.

Guía paso a paso

Paso 1: Ver las reservas por cupo

1. En el CMS, desde el menú superior, dirígete a Actividad > Cupo de ocio.
2. En caso de tener más de un calendario, selecciona el calendario en cuestión del menú desplegable.
3. Elige la fecha para ver todas las reservas confirmadas de ese día.
4. Utiliza el campo de Buscar para localizar una reserva por nombre del huésped o número de habitación.
5. Las reservas se agrupan por actividad. Puedes ver la ocupación de cada horario y el cupo total.
6. Localiza la reserva en la lista haciendo clic en la actividad y hora concreta. Aparecerá un desplegable con los detalles de las reservas: Habitación, Nombre, Pax, Comentarios del huésped y Estado.

Paso 2: Gestionar reservas

• Para modificar una reserva: 
  
  La modificación no es posible para este tipo de reserva. Si se requiere un cambio, se debe eliminar la reserva existente y crear una nueva.
• Para cancelar una reserva:

1. Localiza la reserva en la lista y haz clic. Aparecerá un desplegable con las reservas realizadas.
2. Haz clic en el botón Cancelar (icono de la papelera).
3. Confirma la cancelación.
4. El huésped recibirá una notificación de cancelación.

Paso 3: Añadir una reserva

Si un huésped solicita una reserva por teléfono o en persona, puedes añadirla manualmente en el CMS.

1. Haz clic en Añadir reserva.
2. Introduce los detalles de la reserva (nombre del huésped, fecha, hora, número de personas, etc.).
3. Haz clic en Guardar cambios para confirmar la reserva.

Esto garantiza que todas las reservas, ya sean realizadas a través de la app o de forma manual, queden correctamente registradas y gestionadas.

Paso 4: Exportar datos

Si necesitas descargar la información de las reservas para reuniones, control de asistencia o para que el instructor o guía monitorice la asistencia, sigue estos pasos:

1. Selecciona el calendario específico.
2. Selecciona la fecha que deseas exportar.
3. Haz clic en el icono Exportar datos.
4. Elige el formato preferido: XLSX o PDF.
5. Haz clic en el botón Descargar archivo.

Próximos pasos

Tras gestionar las reservas por cupos, te recomendamos lo siguiente:

• Facilitar el archivo exportado al instructor o guía para facilitar la entrada de los huéspedes in situ y asegurar un inicio fluido de la actividad.
• Analizar los datos de las reservas para identificar las actividades con más asistencia y así poder ajustar el cupo en caso de ser necesario.
• Si una actividad se cancela o modifica, asegúrate de que los cambios se reflejen en el CMS inmediatamente para mantener informados a los huéspedes a través de la app.

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