Cómo configurar el sistema de reserva bajo demanda en un restaurante

Última actualización

25 febrero 2025

Descripción general

El sistema de reserva bajo demanda permite a los huéspedes solicitar reservas para un día, hora y número de personas específicos. Sin embargo, estas reservas requieren aprobación manual por parte del personal del hotel.

• Cuando un huésped envía una petición de reserva, esta se crea con el estado Nueva para el staff. El huésped la verá en la app como Pendiente.
• Los miembros del staff deben aceptar o rechazar la reserva. También pueden modificarla y enviar comentarios al huésped.
• Si se acepta, el huésped verá la reserva como Confirmada en la app.
• Si se rechaza, el estado cambiará a Cancelada.

Los huéspedes no pueden cancelar las reservas bajo demanda desde sus móviles, incluso si la petición aún no ha sido confirmada.

Antes de comenzar

Antes de configurar el sistema de reserva bajo demanda, asegúrate de lo siguiente:

• Tienes acceso al CMS: Contenido > Instalaciones > Restaurantes.
• Conoces los horarios de reserva y el tiempo máximo de antelación permitido.
• Has preparado las direcciones de correo electrónico de los miembros del personal responsables de gestionar las reservas.

Guía paso a paso

Paso 1: Habilitar el sistema de reserva bajo demanda

1. Ve a Contenido > Instalaciones > Restaurantes.
2. Pasa el cursor sobre el restaurante que deseas configurar y haz clic en Editar.
3. Accede a la pestaña Horario y sistema de reserva.
4. Selecciona Sistema de reserva bajo demanda.

Paso 2: Definir el horario de apertura

1. Establece los intervalos horarios y los días de la semana en los que el restaurante estará abierto.
2. Introduce un nombre para cada intervalo.
3. Si el restaurante opera las 24 horas, marca la casilla Abierto 24h.
4. Si el restaurante estará cerrado temporalmente, activa la opción Cerrado temporalmente.
5. Haz clic en Guardar cambios.

Si el horario de reserva es distinto al de apertura, activa la casilla del margen derecho. Aparecerá una sección separada para definir los horarios de reserva. Si no activas este botón, los horarios de apertura y de reserva serán los mismos.

Paso 3: Configurar intervalos de reserva

1. Establece los intervalos horarios y los días de la semana en los que el restaurante permitirá reservas.

2. Introduce un nombre para cada intervalo.

3. Activa el botón Reservable para los intervalos deseados.

4. En el campo Frecuencia, define la frecuencia en minutos con la que se ofrecerán horas de reserva a los clientes.

   Ejemplo: Si un intervalo es de 10:00 a 11:30 y configuras una frecuencia de 30 minutos, los huéspedes podrán reservar a las 10:00, 10:30, 11:00 y 11:30.

5. Opcional: Si el restaurante tiene un precio fijo por persona o unidad de reserva ****para el servicio ofrecido, introdúcelo en el campo Precio. Este precio se mostrará a los huéspedes al hacer la reserva.

Paso 4: Configurar ofertas (opcional)

1. Marca la casilla Activar oferta.
2. Introduce una descripción de la oferta en todos los idiomas disponibles (haz clic en el icono de bandera para añadir traducciones).
3. Introduce el precio de la oferta.

Paso 5: Configurar opciones avanzadas

Para acceder a opciones adicionales, activa el botón Opciones avanzadas.

1. Antelación máxima de la reserva: define el número máximo de días antes que los huéspedes pueden reservar.

   Ejemplo: si configuras 2 días de antelación máxima, las reservas para cenar un miércoles se pueden empezar a realizar el lunes.

2. Antelación mínima de la reserva: define el número mínimo de minutos requeridos antes de realizar una reserva. Puedes elegir entre el horario de apertura y el horario de reserva como referencia.

   Ejemplo: si estableces 120 minutos antes del horario de reserva y la hora actual es 17:00, el primer horario reservable será 19:00.

3. Unidad de reserva:

   • Por defecto, las reservas se hacen según el número de personas.
   • Si deseas que los huéspedes reserven mesas en lugar de personas, selecciona Personalizado y escribe "Mesas" en el campo de texto.
   • Haz clic en el icono de bandera para añadir traducciones.

Paso 6: Personalizar respuestas automáticas

1. Respuesta automática para reservas pendientes: introduce el mensaje que los huéspedes recibirán cuando su petición esté pendiente.

2. Mensaje de confirmación de reserva: introduce el mensaje que los huéspedes recibirán cuando su solicitud sea aceptada.

3. Texto del botón de reservar: personaliza el texto que aparecerá en el botón Reservar en la app (idealmente, una sola palabra).

4. Texto del campo de comentarios: personaliza las instrucciones que se mostrarán sobre la caja de comentarios cuando los huéspedes hagan una reserva.

   Ejemplo: "Indica si prefieres una mesa en el interior o en la terraza."

5. Mensaje indicando que no hay disponibilidad: personaliza el texto que se mostrará cuando no haya disponibilidad.

Paso 7: Configurar la política de cancelación (opcional)

1. Habilitar la política de cancelación de reservas: si deseas mostrar una política de cancelación, activa este botón e introduce el texto de la política.
2. Habilitar la casilla La aceptación de la política de cancelación es obligatoria: si se activa, los huéspedes deberán marcar esta casilla para confirmar que han leído la política de cancelación antes de reservar.

Paso 8: Añadir días de excepción (opcional)

Puedes configurar días de excepción para modificar el horario habitual del restaurante en fechas concretas. Esta opción es útil cuando el restaurante acoge un evento privado o necesita cerrar algunas horas por mantenimiento.

Para añadir días de excepción, haz clic en Días de excepción (enlace azul). Se abrirá una ventana donde podrás definir horarios especiales o marcar el restaurante como cerrado en determinadas fechas.

1. Haz clic en el campo de fecha para abrir el calendario y selecciona un día.
2. Si el restaurante estará cerrado todo el día, activa la casilla Cerrado.
3. Si el restaurante abrirá solo en determinados horarios, haz clic en Añadir intervalo:
   • Define el intervalo y asígnale un nombre.
   • Activa el botón Reservable si quieres permitir reservas en ese horario.
   • Si lo necesitas, añade más intervalos para ese día.
4. Para incluir otra fecha como día de excepción, haz clic en Añadir día de excepción.
5. Cierra la ventana y haz clic en Guardar cambios para aplicar la configuración.

Paso 9: Definir restricciones

Hay 3 tipos de restricciones que puedes aplicar.

1. Restringir el número máximo de personas por reserva: los huéspedes no podrán reservar para un número mayor de personas. Puedes limitarlo según el número de huéspedes alojados por habitación o establecer un número específico de personas por reserva.

   Importante: el valor relativo al número de huéspedes alojados por habitación se puede utilizar si tienes PMS integrado con STAY y envía esos datos. De lo contrario, no se podrá aplicar esta restricción.

2. Restringir el número máximo de reservas por habitación: los huéspedes no podrán reservar este servicio más de este número de veces en un día.

3. Establece el número máximo de reservas por habitación según la duración de la estancia.

   Ejemplo: para estancias de 3 días de duración, se permiten 5 reservas en total.

Para utilizar cualquiera de estas restricciones, haz clic sobre el botón de activación que aparece junto a cada opción y añade la cifra que corresponda en cada caso.

Note: These restrictions apply only to the restaurant you are editing.

Paso 10: Asignar personal para la gestión de reservas

1. En la sección Email de los empleados que gestionan las reservas de este servicio, haz clic en Añadir email.
2. Introduce cada dirección de correo electrónico y pulsa Intro.
3. Los miembros del personal recibirán una notificación por email cuando un huésped envíe una petición de reserva. Pueden aceptar o rechazar la solicitud por correo electrónico, desde la app del staff o desde el CMS.

Paso 11: Configurar avisos

Establece avisos para el personal en caso de que una petición no haya sido gestionada después de un tiempo o si una reserva es cancelada.

• Puedes establecer un recordatorio después de la primera notificación.
• Puedes enviar una notificación a un supervisor en caso de cancelación de una reserva.

Paso 12: Guardar cambios

Una vez configuradas todas las opciones, haz clic en Guardar cambios para aplicarlas.

Próximos pasos

• Prueba el sistema de reserva bajo demanda enviando una petición de reserva y verificando el proceso de confirmación.
• Haz visible tu restaurante en la portada de la app para empezar a recibir reservas
• Forma al personal sobre cómo gestionar y aprobar reservas de manera eficiente.
• Supervisa las reservas en la sección CMS > Actividad > Peticiones.

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