Cómo gestionar reservas de restaurantes con el sistema de reserva bajo demanda

Última actualización

25 febrero 2025

Descripción general

Cuando los huéspedes realizan una reserva en un restaurante mediante el sistema de reserva bajo demanda, el personal del hotel debe gestionarlas manualmente para confirmarlas o rechazarlas.

Las reservas pueden gestionarse a través de tres canales diferentes:

1. En el CMS, en la sección Peticiones dentro de Actividad (menú superior).
2. Por correo electrónico, si se han configurado direcciones en los ajustes de reserva del restaurante.
3. Desde la staff app, en la sección Peticiones.

Este artículo explica cómo gestionar las reservas bajo demanda a través de cada uno de estos canales.

Gestionar peticiones en el CMS

Cada vez que un huésped realiza una reserva en un restaurante con el sistema bajo demanda, la solicitud aparecerá en la lista de Peticiones dentro de la sección Actividad en el CMS.

Paso 1: Acceder a la lista de peticiones

1. Accede a Actividad > Peticiones en el CMS.
2. Busca la petición que deseas gestionar.
   • Las peticiones nuevas aparecerán con el estado Nueva y resaltadas en azul claro.
   • En la sección Peticiones, se muestran las solicitudes de todos los servicios que utilizan el sistema de reserva bajo demanda. Si solo deseas ver las de restaurantes, usa los filtros por tipo de servicio.
   • También puedes filtrar por fecha y estado de la petición o buscar una solicitud por el nombre del huésped.
3. Haz clic en el icono Editar (icono de lápiz) junto a la petición.

Paso 2: Gestionar la petición

En la ventana emergente, verás los detalles de la reserva. Tienes tres opciones:

• Confirmar la reserva:

  1. Haz clic en Aprobar.
  2. Opcional: escribe un mensaje en el cuadro de comentarios para enviar información adicional al huésped.
  3. Haz clic en Guardar cambios. El huésped recibirá una notificación push con la confirmación de su reserva.

• Rechazar la reserva:

  1. Haz clic en Rechazar.
  2. Escribe el motivo del rechazo en el campo de texto que aparecerá. Esta nota solo es visible para el staff.
  3. Haz clic en Guardar cambios. El huésped recibirá una notificación sobre la cancelación.

• Enviar un mensaje sin cambiar el estado de la reserva:

  Si necesitas más información (por ejemplo, si el huésped prefiere mesa dentro o en la terraza), escribe el mensaje en el cuadro de comentarios y haz clic en Enviar mensaje.

  

Cuando vuelvas a la lista de Peticiones, el estado de la petición se actualizará según la acción realizada (Resuelta o Rechazada).

Consejo extra

Si un huésped solicita una reserva por teléfono o en persona, puedes añadirla manualmente en el CMS:

1. Haz clic en Añadir reserva.
2. Completa los datos de la reserva (nombre del huésped, fecha, hora, número de personas, etc.).
3. Haz clic en Reservar para confirmar la reserva.

Esto garantiza que todas las reservas, tanto las realizadas desde la app como las manuales, queden registradas y gestionadas correctamente.

Gestionar peticiones por correo electrónico

Si has configurado notificaciones por correo electrónico para reservas bajo demanda, el personal del hotel recibirá un correo cada vez que un huésped realice una reserva. Desde el correo, el equipo podrá confirmar o rechazar la reserva directamente.

Paso 1: Acceder a la notificación por correo electrónico

1. Abre tu bandeja de entrada y busca la notificación de STAY.
2. El correo contiene detalles como:
   • Nombre del huésped
   • Número de habitación
   • Fechas de check-in y checkout
   • Fecha y hora de la reserva

Paso 2: Gestionar la petición

1. Haz clic en el botón Gestionar reserva en el correo. Se abrirá una página de gestión.

2. Elige una de las siguientes opciones:

   • Confirmar la reserva:

     1. Haz clic en Confirmar.
     2. Opcional: añade un comentario en el cuadro de texto.
     3. Haz clic en Enviar. El huésped recibirá una notificación con la confirmación.

   • Rechazar la reserva:

     1. Haz clic en Rechazar.
     2. Opcional: añade el motivo del rechazo en el campo de texto. Esta nota solo es visible para el staff.
     3. Haz clic en Enviar. El huésped recibirá una notificación sobre la cancelación.

   • Enviar un mensaje sin confirmar o rechazar la reserva:

     Escribe un mensaje en el cuadro de comentarios y haz clic en Enviar.

   

Gestionar peticiones con la staff app

Si el personal del hotel usa la staff app de STAY, también pueden gestionar las reservas bajo demanda desde sus dispositivos móviles.

Paso 1: Descargar la staff app

• iOS: Descargar en App Store
• Android: Descargar en Google Play

Paso 2: Iniciar sesión en la staff app

1. Usa las mismas credenciales del CMS.
2. Si gestionas varios hoteles, selecciona el correcto tocando el menú en la esquina superior izquierda y luego Buscar hotel.

Paso 3: Gestionar la petición

1. Toca la sección Peticiones en el menú lateral.
2. Busca la reserva que deseas gestionar y tócala.
3. Toca Gestionar y elige una de las siguientes acciones:
   • Aprobar la reserva:
     1. Toca Aprobar.
     2. Opcional: añade un comentario para el huésped.
     3. Toca Guardar cambios.
   • Rechazar la reserva:
     1. Toca Rechazar.
     2. Toca Guardar cambios.

El huésped recibirá una notificación push con el estado actualizado de su reserva y cualquier comentario enviado. Cuando vuelvas a la lista de Peticiones, el estado de la petición se actualizará según la acción realizada (Resuelta o Rechazada).

Consejo extra

Si un huésped solicita una reserva por teléfono o en persona, puedes añadirla manualmente desde la staff app:

1. Toca la sección Huéspedes en el menú lateral.
2. Busca al huésped por su nombre o número de habitación. También puedes seleccionarlo en el listado.
3. Toca el icono +
4. Toca el icono de calendario para añadir una nueva reserva.
5. Completa los datos de la reserva (fecha, número de personas, servicio, hora, etc.).
6. Haz clic en Reservar para confirmar la reserva.

Esto garantiza que todas las reservas, tanto las realizadas desde la guest app como las manuales, queden registradas y gestionadas correctamente.

Próximos pasos

Una vez que tu hotel comience a gestionar reservas bajo demanda, te recomendamos:

• Formar al personal en las mejores prácticas para gestionar reservas de manera eficiente.
• Revisar el flujo de reservas para asegurarte de que el proceso sea fluido tanto para el personal como para los huéspedes.
• Activar Concierge chat para ayudar a los huéspedes con consultas sobre reservas directamente desde la app.

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