Cómo configurar el sistema de reserva por cupo para un servicio

Descripción general

El sistema de reserva por cupo permite a los huéspedes realizar reservas para un servicio sin necesidad de confirmación por parte del personal. El sistema administra automáticamente un número máximo de reservas según una frecuencia configurada (cupo), garantizando que se acepten reservas hasta alcanzar la capacidad máxima. Una vez alcanzado el límite, no se permitirán reservas adicionales para esa hora específica.

A diferencia del sistema de reserva bajo demanda, los huéspedes pueden cancelar sus propias reservas por cupo después de haber sido confirmadas.

Este artículo explica cómo configurar el sistema de reserva por cupo para un servicio en STAY.

Antes de empezar

Antes de configurar el sistema de reserva por cupo, asegúrate de tener:

• Acceso al CMS en Contenido y en la sección de la funcionalidad correspondiente.
• Una comprensión clara de la capacidad de plazas y de los intervalos de tiempo.
• Una frecuencia definida para las reservas (por ejemplo, cada 30 minutos).
• Una lista de correos electrónicos del personal que deba recibir las notificaciones de reserva.

Guía paso a paso

Paso 1: Habilitar el sistema de reserva por cupo

1. Accede al CMS y dirígete a Contenido y selecciona la sección de la funcionalidad correspondiente.
2. Pasa el cursor sobre el servicio que deseas configurar y haz clic en Editar.
3. Accede a la pestaña Horario y sistema de reserva.
4. Selecciona Sistema de reserva por cupo.

Paso 2: Definir el horario de apertura

1. Establece los intervalos horarios y los días de la semana en los que el servicio estará abierto.
2. Introduce un nombre para cada intervalo.
3. Si el servicio opera las 24 horas, marca la casilla Abierto 24h.
4. Si el servicio estará cerrado temporalmente, activa la opción Cerrado temporalmente.
5. Haz clic en Guardar cambios.

Paso 3: Configurar intervalos de reserva y cupo

1. Establece los intervalos horarios y los días de la semana en los que el servicio permitirá reservas.
2. Introduce un nombre para cada intervalo.
3. Activa el botón Reservable para los intervalos deseados.
4. Establecer el cupo: En el campo Cupo, introduce el número máximo de huéspedes (o unidades) que pueden reservar según la frecuencia configurada (por ejemplo, un cupo de 30 personas cada 30 minutos).
5. Configurar la frecuencia: En el campo Frecuencia, define la frecuencia en minutos con la que se ofrecerán horas de reserva a los clientes (por ejemplo, si un intervalo es de 10:00 a 11:30 con una frecuencia de 30 minutos, los huéspedes podrán reservar a las 10:00, 10:30, 11:00 y 11:30).
6. Opcional: Si el servicio tiene un precio fijo por persona o unidad de reserva, introdúcelo en el campo Precio. Este precio se mostrará a los huéspedes al hacer la reserva.

Paso 4: Configurar ofertas (opcional)

1. Marca la casilla Activar oferta.
2. Introduce una descripción de la oferta en todos los idiomas disponibles (haz clic en el icono de bandera para añadir traducciones).
3. Introduce el precio de la oferta.

Paso 5: Configurar opciones avanzadas

Para acceder a opciones adicionales, activa el botón Opciones avanzadas:

1. Antelación máxima de la reserva: Define el número máximo de días antes que los huéspedes pueden reservar (por ejemplo, si configuras 2 días de antelación máxima, las reservas para cenar un miércoles se pueden empezar a realizar el lunes).
2. Antelación mínima de la reserva: Define el número mínimo de minutos requeridos antes de realizar una reserva. Puedes elegir entre el horario de apertura y el horario de reserva como referencia (por ejemplo, si estableces 120 minutos antes del horario de reserva y la hora actual es 17:00, el primer horario reservable será 19:00).
3. Unidad de reserva: Por defecto, las reservas se hacen según el número de personas. Para permitir que los huéspedes reserven unidades en lugar de personas (por ejemplo, “Mesas”, “Pistas” o “Camas”), selecciona Personalizado e introduce el nombre de la unidad en el campo de texto. Haz clic en el icono de bandera para añadir traducciones.

Paso 6: Personalizar respuestas automáticas

1. Mensaje de confirmación tras la reserva: Introduce el mensaje que los huéspedes recibirán cuando se reciba su reserva.
2. Texto del botón de reservar: Personaliza el texto que aparecerá en el botón Reservar en la app (idealmente, una sola palabra).
3. Texto del campo de comentarios: Personaliza las instrucciones que se mostrarán sobre la caja de comentarios cuando los huéspedes hagan una reserva (por ejemplo, “Indica si prefieres una mesa en el interior o en la terraza”).
4. Mensaje indicando que no hay disponibilidad: Personaliza el texto que se mostrará cuando no haya disponibilidad.

Paso 7: Configurar la política de cancelación (opcional)

1. Habilitar la política de cancelación de reservas: Si deseas mostrar una política de cancelación, activa este botón e introduce el texto de la política.
2. Habilitar la casilla La aceptación de la política de cancelación es obligatoria: Si se activa, los huéspedes deberán marcar esta casilla para confirmar que han leído la política de cancelación antes de reservar.

Paso 8: Añadir días de excepción (opcional)

Los días de excepción modifican el horario habitual del servicio. Esta opción es útil cuando se acoge un evento privado o se necesita cerrar algunas horas por mantenimiento en un día concreto.

1. Haz clic en Días de excepción (enlace azul). Se abrirá una ventana donde podrás definir fechas con horarios modificados o marcar el servicio como cerrado.
2. Haz clic en el campo de fecha para abrir el calendario y selecciona una fecha.
3. Si el servicio estará cerrado todo el día, activa la casilla Cerrado.
4. Si el servicio abrirá solo en determinados horarios, haz clic en Añadir intervalo:
   • Define el intervalo y asígnale un nombre.
   • Activa el botón Reservable si quieres permitir reservas en ese horario.
   • Si lo necesitas, añade más intervalos para ese día.
5. Para incluir otra fecha como día de excepción, haz clic en Añadir día de excepción.
6. Cierra la ventana y haz clic en Guardar cambios para aplicar la configuración.

Paso 9: Definir restricciones

Hay 3 tipos de restricciones que puedes aplicar:

1. Restringir el número máximo de personas por reserva: Los huéspedes no podrán reservar para un número mayor de personas del especificado. Puedes limitarlo según el número de huéspedes por habitación o establecer un número máximo específico de personas por reserva. Importante: El valor relativo al número de huéspedes por habitación se puede utilizar si el PMS está integrado con STAY y envía estos datos. De lo contrario, no se podrá aplicar esta restricción.
2. Restringir el número máximo de reservas por habitación: Los huéspedes no podrán reservar este servicio más del número de veces especificado por día.
3. Establecer el número máximo de reservas por habitación según la duración de la estancia: Por ejemplo, para estancias de 3 días de duración, se permiten 5 reservas en total.

4. Para aplicar cualquiera de estas restricciones, haz clic sobre el botón de activación que aparece junto a cada opción e introduce la cifra correspondiente.

Paso 10: Asignar personal para la gestión de reservas

1. En la sección Email de los empleados que gestionan las reservas de este servicio, haz clic en Añadir email.
2. Introduce cada dirección de correo electrónico de forma individual y pulsa Intro.
3. Los miembros del personal recibirán una notificación por correo electrónico cuando se reciba una nueva reserva.

Paso 11: Definir opciones de notificación

1. Configura notificaciones para el personal en caso de que una reserva sea cancelada.
2. Envía una notificación a un supervisor si se cancela una reserva.

Paso 12: Guardar cambios

Una vez configuradas todas las opciones, haz clic en Guardar cambios para aplicarlas.

Próximos pasos

Después de configurar el sistema de reserva por cupo, considera realizar estas acciones adicionales:

• Intenta realizar una reserva como huésped para asegurarte de que funciona como se espera.
• Haz visible el servicio en la portada de la app para empezar a recibir reservas (enlace).
• Revisa las reservas en Actividad > Reservas cupo de servicios (enlace).
• Asegúrate de que el equipo comprenda cómo funciona el sistema de reserva por cupo y cómo asistir a los huéspedes con sus reservas.

¿Necesitas más ayuda?

Si tienes más preguntas o necesitas asistencia adicional:

• Contacta con nosotros a través del chat.
• Envía un ticket a nuestro equipo de Soporte.
• Visita STAY Academy, nuestra plataforma de formación.