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Cómo gestionar reservas con el sistema de reserva por cupo

Descripción general

El sistema de reserva por cupo permite a los huéspedes realizar reservas para un servicio sin necesidad de confirmación por parte del personal. El sistema administra automáticamente un cupo determinado y deja de aceptar reservas cuando se alcanza el límite. Esto garantiza una asignación eficiente y evita el exceso de reservas.

A diferencia del sistema de reserva bajo demanda, los huéspedes pueden cancelar sus propias reservas por cupo después de haber sido confirmadas.

Este artículo explica cómo gestionar reservas realizadas con el sistema por cupo en el CMS, por correo electrónico y desde la app del staff.

Nota:

  • El sistema de reserva por cupo NO está disponible en las funcionalidades de Amenities, Incidencias, Housekeeping, Servicio de habitaciones, Spa, Tiendas y Otras peticiones.
  • Para la funcionalidad del Calendario de Actividades con el sistema de reserva por cupo, consulta este artículo específico: Cómo gestionar reservas del calendario de actividades con el sistema de reserva por cupo (enlace).

Gestionar reservas en el CMS

Paso 1: Acceder a la lista de reservas

  1. Navega a Actividad desde el menú superior.
  2. En el menú izquierdo, haz clic en Servicios por cupo en el CMS.
  3. Selecciona el servicio en el menú desplegable.
  4. Elige la fecha para ver todas las reservas confirmadas de ese día.
  5. Usa los filtros para afinar los resultados por Intervalo o por Más temprano / Más tarde.

Las reservas se agrupan por hora de reserva (Turno). El personal puede ver la ocupación de cada franja horaria y el número de huéspedes que se han presentado.

Paso 2: Gestionar reservas

  • Para modificar una reserva:
    1. Localiza la reserva en la lista.
    2. Haz clic en el botón Editar (icono de lápiz).
    3. Actualiza la fecha, la hora (turno) o el número de personas.
    4. Haz clic en Guardar cambios.
  • Para cancelar una reserva:
    1. Localiza la reserva en la lista.
    2. Haz clic en el botón Cancelar (icono de papelera).
    3. Confirma la cancelación. El huésped recibirá una notificación de cancelación.
  • Para actualizar la información de asistencia:
    1. Localiza la reserva en la lista.
    2. Marca la casilla Presentado.
    3. La cifra de huéspedes presentados se actualizará en el encabezado del horario de reserva.
  • Enviar un mensaje al huésped:
    1. Localiza la reserva en la lista.
    2. Haz clic en el botón Editar (icono de lápiz).
    3. Escribe un mensaje en el cuadro de texto Información adicional para el huésped.
    4. Haz clic en Guardar cambios. El huésped recibirá una notificación.

Importante: El huésped no puede responder a estos mensajes.

Paso 3: Añadir una nueva reserva

Si un huésped solicita una reserva por teléfono o en persona, añade manualmente la reserva en el CMS:

  1. Haz clic en Añadir reserva para la franja horaria deseada.
  2. Completa los datos de la reserva (nombre del huésped, habitación, check-in, check-out, número de personas, etc.).
  3. Haz clic en Guardar cambios para confirmar la reserva.

Nota: Esto garantiza que todas las reservas, tanto las realizadas desde la app como las manuales, queden registradas y gestionadas correctamente.

Gestionar reservas por correo electrónico

Si se han configurado notificaciones por correo electrónico para las reservas por cupo, el personal del hotel recibirá un correo cada vez que un huésped realice una reserva. El correo permite al personal estar al tanto de las nuevas reservas o cancelaciones.

Paso 1: Acceder a la notificación por correo electrónico

  1. Abre la bandeja de entrada del correo electrónico y busca la notificación de STAY.
  2. El correo contiene detalles como:
    • Nombre del huésped
    • Número de habitación
    • Fechas de check-in y check-out
    • Fecha y hora de la reserva

Importante: Con el sistema de reserva por cupo, las notificaciones por correo electrónico son únicamente informativas. Cualquier cambio en una reserva debe realizarse directamente en el CMS.

Gestionar reservas con la app del staff

Si el personal del hotel utiliza la app de staff de STAY, las reservas por cupo también se pueden gestionar desde smartphones.

Paso 1: Abrir el CMS en un navegador

  1. Desde un dispositivo móvil, abre el navegador habitual (por ejemplo, Google Chrome, Safari, etc.).
  2. Introduce la siguiente URL en la barra de navegación: https://cmshotel.stay-app.com/login

Nota: No se puede acceder al CMS desde el navegador de un dispositivo móvil (solo se verá una pantalla de instrucciones). Únicamente estará operativo una vez anclado a la pantalla de inicio del dispositivo.

Paso 2: Leer las instrucciones de anclaje

Al acceder a la URL desde un smartphone, aparecerá una pantalla indicando los pasos para realizar el anclaje:

  1. Pulsa el icono de Compartir.
  2. Selecciona Añadir a la pantalla de inicio.
  3. Pulsa Añadir (esquina superior derecha).
  4. Vuelve a la pantalla de inicio del dispositivo. La app ya estará visible con el icono de STAY, lista para ser utilizada.

Nota: El texto en pantalla cambia ligeramente según el sistema operativo (iOS o Android), pero los pasos son básicamente los mismos. Las diferencias son:

  • El icono de Compartir: En iOS, pulsa el icono de la flecha en la parte inferior de la pantalla. En Android, pulsa el menú de tres puntos en la esquina superior derecha.
  • Paso de instalación adicional (solo en Android): Tras pulsar Añadir, Android preguntará si deseas Instalar o Crear un acceso directo. Debes seleccionar Instalar.

Paso 3: Abrir la app del staff y activar notificaciones

  1. Desde la pantalla de inicio del smartphone, abre la app.
  2. La primera pantalla que se muestra solicitará la activación de las notificaciones push. Para ello, haz clic en el botón Habilitar notificaciones.
  3. Aparecerá una notificación del sistema operativo en uso (iOS o Android) solicitando permiso para activar las notificaciones. Selecciona Aceptar / Permitir.

Nota: Puedes recibir notificaciones push tanto en smartphones como en tablets. Ten en cuenta que los dispositivos móviles muestran la vista de la app móvil, mientras que las tablets mostrarán la versión de escritorio del CMS.

 

Paso 4: Iniciar sesión con las credenciales

Aparecerá la misma pantalla de inicio de sesión que se utiliza para el CMS en un ordenador. Utiliza el mismo método de acceso, ya sea mediante inicio de sesión único (SSO) con Google o Microsoft, o con nombre de usuario y contraseña.

Nota: Ten en cuenta que, al igual que cuando se utiliza el CMS en un ordenador, el sistema requerirá volver a iniciar sesión tras un determinado periodo de tiempo. Deberás introducir de nuevo las credenciales; no es necesario repetir los pasos previos de configuración.

Paso 5: Ver reservas por cupo

  1. Pulsa en la sección Servicios por cupo desde el menú lateral izquierdo.
  2. Selecciona el servicio en el menú desplegable.
  3. Elige la fecha para ver todas las reservas confirmadas de ese día.
  4. Usa los filtros para afinar los resultados por Intervalo o por Más temprano/ Más tarde.

Las reservas se agrupan por hora de reserva. El personal puede ver la ocupación de cada franja horaria.

Paso 6: Gestionar reservas

  • Para cancelar una reserva:
    1. Toca sobre la hora de la reserva para acceder a las reservas programadas.
    2. Localiza la reserva que deseas cancelar.
    3. Pulsa Cancelar (en rojo).
    4. Confirma la cancelación. La información de la reserva se eliminará y desaparecerá de la lista. El huésped recibirá una notificación push con la actualización del estado de su reserva.
  • Para actualizar la información de asistencia:
    1. Localiza la reserva en la lista.
    2. Toca el botón Presentado. El icono de verificación se volverá verde.
  • Para añadir una nueva reserva:

Si un huésped solicita una reserva por teléfono o en persona, añade manualmente la reserva en la app del staff:

  1. Toca Añadir reserva (icono MÁS) para la franja horaria deseada.
  2. Completa los datos de la reserva (nombre del huésped, check-in, check-out y número de personas). Puedes buscar por número de habitación para que los datos del huésped se completen automáticamente.
  3. Toca Guardar cambios para confirmar la reserva.

Nota: No se puede enviar un mensaje al huésped que ha realizado una reserva desde la app del staff. Para hacerlo, accede al CMS.

Próximos pasos

Después de gestionar las reservas por cupo, considera realizar estas acciones adicionales:

  • Asegúrate de que el sistema está asignando la capacidad correctamente.
  • Modifica la capacidad en Contenido > (Sección de la funcionalidad) > Horario y sistema de reserva.

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