Descripción general
El sistema de reserva PRO te permite gestionar las reservas del circuito de aguas de forma eficiente desde el CMS. Puedes supervisar las reservas, actualizar su estado, consultar la disponibilidad en tiempo real, añadir reservas manualmente y descargar informes.
Esta guía explica cómo gestionar las reservas mediante el sistema PRO en modo de configuración Reservar, desde la sección Reservas del CMS.
Antes de empezar
Antes de comenzar a gestionar reservas, asegúrate de lo siguiente:
- Has configurado previamente el circuito de aguas en el CMS desde Contenido > Instalaciones > Spa.
- Has activado el sistema de reserva PRO para el circuito de aguas en modo de configuración Reservar.
- Has creado la unidad, definido los espacios y configurado al menos una combinación de espacios.
- Has asignado un horario de disponibilidad al servicio.
- Tienes acceso al CMS en la ruta: PRO > Reservas.
Guía paso a paso
Paso 1: Consultar las reservas
- Accede a PRO en el CMS.
- Selecciona el spa desde el menú desplegable en la esquina superior izquierda.
- Elige una fecha en el calendario para ver las reservas confirmadas de ese día.
Paso 2: Usar la vista Lista
Aunque el sistema ofrece varios modos de visualización, la vista de lista es especialmente útil para circuitos de aguas, ya que muestra los datos de reserva con mayor nivel de detalle. Las vistas Calendario y Plano también están disponibles, pero no suelen utilizarse en este tipo de servicio.
Para consultar y gestionar las reservas de forma eficiente, usa la vista Lista (icono de lista):
- Muestra las reservas y datos de ocupación en formato listado.
- Permite visualizar las reservas del intervalo activo o de todo el día, según los filtros aplicados.
- Muestra un indicador global de ocupación para el intervalo activo o seleccionado, que muestra el cupo ocupado respecto al total y las unidades ocupadas respecto al total de unidades, en tiempo real.
- Permite filtrar por intervalo y estado.
Para acceder, haz clic en el icono de lista en el menú superior derecho.
Filtros
Puedes ajustar la visualización de las reservas utilizando los siguientes filtros:
- Ordenar por: de más temprano a más tarde o viceversa.
- Estado: Confirmada, Ocupada, No presentados, Finalizada o Cancelada.
- Intervalo: permite ver las reservas de un intervalo horario concreto.
Los filtros disponibles pueden variar según el modo de visualización seleccionado.
Paso 3: Consultar y editar reservas
Para buscar una reserva:
- Selecciona la fecha.
- Navega por la lista de reservas.
- Haz clic en cada hora para desplegar su listado de reservas.
Para editar una reserva:
- Haz clic en el icono de editar (lápiz) que aparece al final de la línea de cada reserva.
- Modifica los campos necesarios: fecha, número de personas, espacio, hora, unidad o duración.
- Haz clic en Guardar cambios.
Para añadir notas internas para el personal, utiliza el campo Notas (solo visible para el staff).
Consejo - Edición de reservas ya en curso:
El personal puede actualizar los detalles de una reserva incluso después de que haya comenzado la hora de la reserva. Por ejemplo, si los clientes avisan al personal de que llegarán más tarde o de que el número de asistentes ha cambiado.
Nota: Si has aplicado segmentación en la configuración de tu restaurante (mediante cupos segmentados), podrás ver cuántas plazas están ocupadas por segmento en las reservas, así como el total de plazas ocupadas por segmento en cada franja horaria.
Paso 4: Gestionar reservas en tiempo real
Hay cuatro estados posibles para las reservas en el sistema:
- Confirmada – La reserva ha sido aceptada.
- Ocupada – El cliente ha llegado y accedido al circuito.
- No presentado – El cliente no se ha presentado.
- Cancelada – La reserva ha sido anulada.
Para cambiar el estado a Ocupada:
- Ve a la vista de lista y marca la casilla Presentado que aparece al principio de la línea de la reserva.
- Esto marcará al cliente como que ha llegado y actualizará automáticamente el estado de la reserva a Ocupada.
Importante:
- Si la casilla Presentado no se marca cuando empieza la reserva, el sistema cambiará automáticamente el estado a No presentado (tras 5 minutos de la hora de reserva).
- Una vez pasada la hora de la reserva, ya no podrás cancelarla manualmente. En ese caso, debe marcarse como No presentado.
Para cambiar manualmente una reserva a cualquier estado (Confirmada, Ocupada, No presentado o Cancelada):
- Cambia a la vista Calendario o Plano de sala.
- Haz clic en el bloque de reserva o en la unidad correspondiente.
- Selecciona el estado que corresponda.
- Guarda los cambios.
Paso 5: Recargar la vista para ver nuevas reservas
- Haz clic en el icono de Recargar (flechas circulares) en la esquina superior derecha.
- Recarga con frecuencia para asegurarte de ver la información más actualizada.
Paso 6: Añadir una reserva manualmente
Si un huésped llega sin haber reservado, puedes añadir la reserva manualmente:
- En la vista de lista, haz clic en Añadir reserva a la derecha del intervalo disponible.
- Rellena el formulario: tipo de cliente (huésped o visitante), fecha, hora, número de personas y unidad.
- Haz clic en Guardar para confirmar.
Consejo - Añadir una reserva en un turno ya iniciado:
El personal puede crear una reserva incluso si el turno actual ya ha comenzado. Por ejemplo, si las reservas están configuradas cada 60 minutos, es posible añadir una reserva después de que el turno haya empezado, sin necesidad de esperar al siguiente. Al añadir una reserva a un turno ya iniciado, el sistema muestra un mensaje que indica a qué hora finalizará la reserva, para que el personal tenga en cuenta el tiempo restante.
Superar el cupo:
El personal puede añadir reservas que superen el cupo definido en la pestaña Horario (dentro de Ajustes) para cada intervalo (por ejemplo, 20 clientes cada 60 minutos).
Si se supera el cupo, el sistema muestra un aviso que indica:
- el cupo configurado para ese intervalo, y
- cómo quedará el cupo si se añade la reserva.
Esta acción solo está disponible para el personal** cuando se añade una reserva manualmente. Los clientes no pueden superar el cupo al realizar una reserva a través de la app.
Tipo de cliente walk-in:
El personal puede añadir reservas seleccionando el tipo de cliente walk-in (cliente sin reserva). Esta opción solo es visible para el personal y simplifica el proceso al requerir menos datos que el tipo visitante (no se solicita correo electrónico ni número de teléfono).
Paso 7: Consultar disponibilidad
Para comprobar los horarios disponibles en una fecha:
- Haz clic en Consultar disponibilidad (icono calendario con lupa) en el menú superior, donde seleccionas el servicio.
- Introduce la fecha y el número de personas.
- Activa el botón Consultar disponibilidad en app si quieres que esta información sea visible para los huéspedes. Si no se activa, esta información solo es visible para el staff.
- Consulta los horarios disponibles para todos los spas con sistema PRO.
Paso 8: Descargar un informe
- Haz clic en Exportar datos (icono de flecha hacia abajo en la esquina superior derecha).
- Selecciona los servicios de los que quieres exportar información.
- Define el rango de fechas.
- Elige el formato: XLSX o PDF.
- Elige entre Todas las reservas o Solo confirmadas.
- Haz clic en Descargar archivo.
Próximos pasos
Una vez que hayas empezado a gestionar reservas, te recomendamos:
- Optimizar la configuración: ajusta horarios, cupos y combinaciones de espacios según las necesidades operativas.
- Formar a tu equipo: asegúrate de que todo el personal se sienta cómodo usando la vista de lista y sepa cómo actualizar los estados de reserva en tiempo real.
- Promocionar el widget de reservas para que los visitantes puedan reservar directamente.
- Analizar el rendimiento con Insights: utiliza la funcionalidad Insights para hacer un seguimiento de métricas clave como número de reservas, ingresos y usuarios. Esto puede ayudarte a saber cómo está funcionando el servicio y a tomar decisiones basadas en datos.
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