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Cómo gestionar reservas de circuitos de aguas con el sistema de reserva PRO (modo reservar)

Descripción general

El sistema de reserva PRO te permite gestionar las reservas del circuito de aguas de forma eficiente desde el CMS. Puedes supervisar las reservas, actualizar su estado, consultar la disponibilidad en tiempo real, añadir reservas manualmente y descargar informes.

Esta guía explica cómo gestionar las reservas mediante el sistema PRO en modo de configuración Reservar, desde la sección Reservas del CMS.

 

Antes de empezar

Antes de comenzar a gestionar reservas, asegúrate de lo siguiente:

  • Has configurado previamente el circuito de aguas en el CMS desde Contenido > Instalaciones > Spa.
  • Has activado el sistema de reserva PRO para el circuito de aguas en modo de configuración Reservar.
  • Has creado la unidad, definido los espacios y configurado al menos una combinación de espacios.
  • Has asignado un horario de disponibilidad al servicio.
  • Tienes acceso al CMS en la ruta: PRO > Reservas.

 

Guía paso a paso

Paso 1: Consultar las reservas

  1. Accede a PRO en el CMS.
  2. Selecciona el spa desde el menú desplegable en la esquina superior izquierda.
  3. Elige una fecha en el calendario para ver las reservas confirmadas de ese día.

Paso 2: Usar la vista Lista

Aunque el sistema ofrece varios modos de visualización, la vista de lista es especialmente útil para circuitos de aguas, ya que muestra los datos de reserva con mayor nivel de detalle. Las vistas Calendario y Plano también están disponibles, pero no suelen utilizarse en este tipo de servicio.

Para consultar y gestionar las reservas de forma eficiente, usa la vista Lista (icono de lista):

  • Muestra todas las reservas y datos de ocupación en formato estructurado.
  • Permite filtrar por fecha e intervalo.

Para acceder, haz clic en el icono de lista en el menú superior derecho.

 

Paso 3: Consultar y editar reservas

Para buscar una reserva:

  1. Selecciona la fecha.
  2. Selecciona el intervalo de tiempo.
  3. Navega por la lista de reservas.

Para editar una reserva:

  1. Haz clic en el icono de editar (lápiz) que aparece al final de la línea de cada reserva.
  2. Modifica los campos necesarios: fecha, número de personas, espacio, hora, unidad o duración.
  3. Haz clic en Guardar cambios.

Para añadir notas internas para el personal, utiliza el campo Notas (solo visible para el staff).

 

Paso 4: Gestionar reservas en tiempo real

Hay cuatro estados posibles para las reservas en el sistema:

  • Confirmada – La reserva ha sido aceptada.
  • Ocupada – El cliente ha llegado y accedido al circuito.
  • No presentado – El cliente no se ha presentado.
  • Cancelada – La reserva ha sido anulada.

Para cambiar el estado a Ocupada:

  • Ve a la vista de lista y marca la casilla Presentado que aparece al principio de la línea de la reserva.
  • Esto marcará al cliente como que ha llegado y actualizará automáticamente el estado de la reserva a Ocupada.

Importante:

  • Si la casilla Presentado no se marca cuando empieza la reserva, el sistema cambiará automáticamente el estado a No presentado (tras 5 minutos de la hora de reserva).
  • Una vez pasada la hora de la reserva, ya no podrás cancelarla manualmente. En ese caso, debe marcarse como No presentado.

Para cambiar manualmente una reserva a cualquier estado (Confirmada, Ocupada, No presentado o Cancelada):

  • Cambia a la vista Calendario o Plano de sala.
  • Haz clic en el bloque de reserva o en la unidad correspondiente.
  • Selecciona el estado que corresponda.
  • Guarda los cambios.

 

Paso 5: Recargar la vista para ver nuevas reservas

  1. Haz clic en el icono de Recargar (flechas circulares) en la esquina superior derecha.
  2. Recarga con frecuencia para asegurarte de ver la información más actualizada.

Paso 6: Añadir una reserva manualmente

Si un huésped llega sin haber reservado, puedes añadir la reserva manualmente:

  1. En la vista de lista, haz clic en Añadir reserva a la derecha del intervalo disponible.
  2. Rellena el formulario: tipo de cliente (huésped o visitante), fecha, hora, número de personas y unidad.
  3. Haz clic en Reservar para confirmar.

 

Paso 7: Bloquear temporalmente la unidad

Para impedir reservas durante un tiempo determinado:

  1. En vista plano, haz clic en la unidad. En vista calendario, haz clic en la hora y unidad deseadas.
  2. Selecciona Bloquear unidad.
  3. Elige la duración del bloqueo:
    • Día completo o varios días (24 h).
    • Intervalo concreto (hora de inicio y fin).
  4. Añade notas internas si lo necesitas.
  5. Haz clic en Guardar cambios.

Para desbloquear la unidad, haz clic sobre ella y selecciona Desbloquear unidad.

 

Paso 8: Consultar disponibilidad

Para comprobar los horarios disponibles en una fecha:

  1. Haz clic en Consultar disponibilidad (icono calendario con lupa) en el menú superior, donde seleccionas el servicio.
  2. Introduce la fecha y el número de personas.
  3. Activa el botón Consultar disponibilidad en app si quieres que esta información sea visible para los huéspedes. Si no se activa, esta información solo es visible para el staff.
  4. Consulta los horarios disponibles para todos los spas con sistema PRO.

 

Paso 10: Descargar un informe

  1. Haz clic en Exportar datos (icono de flecha hacia abajo en la esquina superior derecha).
  2. Selecciona los servicios de los que quieres exportar información.
  3. Define el rango de fechas.
  4. Elige el formato: XLSX o PDF.
  5. Elige entre Todas las reservas o Solo confirmadas.
  6. Haz clic en Descargar archivo.

 

Próximos pasos

Una vez que hayas empezado a gestionar reservas, te recomendamos:

  • Optimizar la configuración: ajusta horarios, cupos y combinaciones de espacios según las necesidades operativas.
  • Formar a tu equipo: asegúrate de que todo el personal se sienta cómodo usando la vista de lista y sepa cómo actualizar los estados de reserva en tiempo real.
  • Promocionar el widget de reservas para que los visitantes puedan reservar directamente.
  • Analizar el rendimiento con Insights: utiliza la funcionalidad Insights para hacer un seguimiento de métricas clave como número de reservas, ingresos y usuarios. Esto puede ayudarte a saber cómo está funcionando el servicio y a tomar decisiones basadas en datos.

 

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