Cómo crear y calendarizar actividades con ayuda del equipo de Soporte

Descripción general

La configuración de un calendario de actividades puede realizarse manualmente a través del CMS o con la ayuda del equipo de Soporte. Esta opción es especialmente útil para hoteles con un alto número de actividades.

Este artículo explica el material y la información específicos que requiere el equipo de Soporte para configurar el calendario, crear las actividades y calendarizarlas.

Antes de empezar

Antes de empezar, ten en cuenta lo siguiente:

Asegúrate de tener la información de las actividades, incluyendo nombres, horas de inicio y horas de fin.
Las instrucciones para las columnas obligatorias (Paso 2) deben seguirse estrictamente. De lo contrario, el equipo de STAY solicitará correcciones antes de proceder con la carga.
Es importante indicar al equipo de STAY si las actividades y su calendarización son para una semana, dos semanas, un mes, etc.
Usa exactamente el mismo nombre para actividades repetitivas. Recomendamos usar copiar/pegar para evitar errores. Cualquier cambio en el nombre resultará en la creación de una actividad nueva y separada en el CMS.
Cada actividad solo puede tener una ubicación. Si una actividad (ej. Bingo) es en lugares diferentes según el día, deben tratarse como actividades separadas (ej. "Bingo - Terraza" y "Bingo - Restaurante").

Guía paso a paso

Paso 1: Contactar con el equipo de Soporte

Contacta con el equipo de Soporte a través de un ticket de soporte o del Account Manager asignado. Especifica que la solicitud es para la creación y programación de actividades mediante una hoja de cálculo, lo que permite la creación de varias actividades a la vez, haciendo más rápido el proceso.

Paso 2: Completar la hoja de cálculo de actividades

El equipo de Soporte te facilitará una hoja de cálculo para completar con la información de las actividades. El documento contiene dos tipos de columnas:

1. Columnas obligatorias

Estas columnas son obligatorias, deben permanecer en el mismo orden y los encabezados no deben modificarse

Columna A: Día. Es el día en que ocurre la actividad. Debe seguirse el formato día/mes/año. Por ejemplo, para indicar el 22 de julio de 2027, la entrada debe ser 22/07/2027. Si una actividad se realiza siete veces por semana, debe aparecer siete veces, cada una en una fila separada.
Columna B: Hora de inicio. La hora de inicio de la actividad para el día indicado en la Columna A. El formato debe ser 00:00 usando el formato de 24 horas (ej. 13:30, 17:30 o 22:30).
Columna C: Hora de fin. La hora de finalización de la actividad para el día indicado en la Columna A. El formato debe ser 00:00 usando el formato de 24 horas (ej. 13:30, 17:30 o 22:30).
Columna D: Actividad (en). El nombre de la actividad en inglés. Aunque la app para huéspedes no esté disponible en inglés, esta columna debe completarse y no puede dejarse vacía. Si la app no está configurada en inglés, rellena este campo utilizando el idioma principal de la app (ej. si el idioma principal es el español, el nombre de la actividad debe introducirse en español en esta columna).
Columnas E a I (es, it, de, pt, fr): El nombre de la actividad en los respectivos idiomas. Si la app no está disponible en alguno de estos idiomas, la columna correspondiente debe quedar vacía. No introduzcas ningún carácter (como "-") para indicar falta de información. No elimines la columna ni cambies el orden.

2. Columnas de información opcional

Estas columnas sirven para proporcionar información adicional útil. A diferencia de las obligatorias, estas pueden reordenarse e incluir:

Ubicación: La instalación donde se realiza la actividad.
Descripciones: Utiliza encabezados como "Description (en)" o "Description (es)".
Sistema de reserva: Especifica el tipo de sistema para cada actividad (Por cupo o Externo).
Cupo: Si usas el sistema por cupo, especifica la capacidad máxima.
Precio: El precio de la actividad si corresponde.
Enlace externo: Si usas el sistema externo, proporciona la URL del sitio de reservas.

Nota: Si tienes imágenes para las actividades, puedes enviarlas al equipo de STAY en una sola carpeta. Asegúrate de que los nombres de los archivos coincidan exactamente con los nombres de las actividades.

Próximos pasos

Una vez que el equipo de Soporte confirme que la carga se ha completado, se recomienda:

Verificar el calendario: Revisa la pestaña Calendario en el CMS para asegurar que todas las actividades aparecen en los días y horas correctos.
Comprobar la app para huéspedes: Abre la app para confirmar que las descripciones, imágenes y sistemas de reserva funcionan según lo previsto.

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