Cómo configurar el sistema de pedidos PRO para un servicio de habitaciones

Descripción general

El sistema de pedidos PRO permite ofrecer servicio de habitaciones a través de la app, de forma que los huéspedes pueden pedir comida o bebida desde su propio dispositivo y recibirla directamente en su habitación (u otro lugar acordado).

Esto mejora la experiencia del huésped y agiliza las operaciones, ya que elimina llamadas telefónicas, reduce los tiempos de espera y permite al equipo gestionar los pedidos en tiempo real desde el CMS.

Este artículo explica cómo configurar el sistema de pedidos PRO para un servicio de habitaciones.

Antes de empezar

Antes de activar el sistema de pedidos PRO, asegúrate de:

• Tener acceso al CMS en Contenido > Servicios > Servicio de habitaciones.
• Contar con un servicio de habitaciones ya creado en el sistema.
• Tener creada la carta digital en la sección de Catálogo avanzado.
• Haber definido el horario de disponibilidad del servicio.

Guía paso a paso

Paso 1: Solicitar la activación a Soporte

Antes de poder configurar el sistema de pedidos PRO, debes solicitar su activación. Ponte en contacto con nuestro equipo de Soporte a través de alguno de estos canales:

• Chat desde el CMS.
• Ticket de soporte
• Correo electrónico

Una vez activado, podrás continuar con los siguientes pasos.

Paso 2: Activar el sistema de pedidos PRO

1. Ve a Contenido > Servicios > Servicio de habitaciones en el CMS.
2. Selecciona el servicio que deseas configurar.
3. Haz clic en Editar.
4. Accede a la pestaña Horario y sistema de reservas.
5. Selecciona PRO.
6. Haz clic en Guardar cambios.

Paso 3: Acceder a ajustes de PRO

1. Una vez activado PRO, verás habilitado el botón Ir a ajustes de PRO en la parte inferior de la pantalla.
2. Haz clic en este botón para acceder a las opciones de configuración.
3. También puedes acceder desde el menú superior del CMS: ve a PRO, selecciona el servicio correspondiente y haz clic en el icono de ajustes (el primero desde la derecha).

Paso 4: Seleccionar el modo de configuración

Como este artículo se centra en el modo Pedido, sigue estos pasos:

1. En Ajustes de PRO, accede a la sección Modo de configuración.
2. Selecciona Pedir.
3. Si quieres que los huéspedes puedan elegir una hora de entrega programada, incluso para días posteriores, activa el botón Entrega programada. Si prefieres que los pedidos se entreguen lo antes posible, deja esta opción desactivada.
4. Haz clic en Guardar cambios.

 

Paso 5: Definir las opciones de entrega

Define las ubicaciones donde se pueden entregar los pedidos. Estas opciones de entrega se mostrarán al huésped durante el proceso para que elija su ubicación preferida (por ejemplo, "Mi habitación", "Recepción").

Puedes añadir tantas opciones como necesites.

Para añadir una opción:

1. Ve a PRO > Tu servicio de habitaciones > Ajustes > Opciones de entrega.
2. Haz clic en Añadir opción de entrega.
3. Haz clic en el icono de bandera.
4. Introduce un nombre (por ejemplo, "Mi habitación") y añade las traducciones en los idiomas activos.
5. Haz clic en Confirmar para guardar.
6. Haz clic en Guardar cambios para aplicar los cambios.

Para eliminar una opción de entrega, haz clic en el icono de papelera correspondiente.

 

Paso 6: Definir el horario y vincular la carta

Establece los horarios de disponibilidad del servicio y vincula la carta correspondiente. Esto determinará cuándo pueden hacer pedidos los huéspedes y qué catálogo se muestra en esa franja.

Para crear un horario:

1. Ve a Ajustes > Calendario.

2. Haz clic en Añadir horario.

3. Selecciona los días de la semana a los que aplicará.

4. Define uno o varios intervalos (nombre, hora de inicio y de fin) y asígnales un catálogo del servicio de habitaciones. Si has activado la opción Entrega programada en la pestaña Modo de configuración, también tendrás que establecer las horas disponibles para cada intervalo.

5. Configura ajustes adicionales:

   Haz clic en el icono de edición (lápiz) para editar un intervalo. Se abrirá una ventana con una o dos pestañas, según si la entrega programada está activa:

   1. Horas disponibles:
      
      • Horas personalizadas: Establece franjas horarias específicas y aplica cupos y segmentación.
      • Frecuencia: Define cada cuánto tiempo se ofrece una hora de entrega (por ejemplo, cada 30 minutos).
      • Cupo: Establece cuántos pedidos se pueden aceptar en base a la frecuencia.
      • Cupo segmentado: asigna un cupo específico por segmento de cliente. Requiere tener segmentación configurada desde CMS > Icono ajustes > Hotel > Segmentación.
   2. Catálogos:
      
      • Selecciona la carta que se mostrará en ese intervalo. Debe estar previamente creado en Catálogo avanzado.

6. Para permitir pedidos, activa la opción Habilitado.

7. Para añadir más intervalos al mismo horario, haz clic en Añadir intervalo.

8. Para definir diferentes horarios (por ejemplo, fines de semana), haz clic en Añadir horario. Cada horario aparecerá en una pestaña separada.

9. Si necesitas que el servicio se muestre no disponible temporalmente, activa el botón Cerrado temporalmente. Esto impedirá que se realicen nuevas reservas hasta que la opción se desactive.

10. Configura días de excepción:

    Puedes sobrescribir el horario habitual configurando días de excepción. Esto es útil cuando el servicio acoge un evento privado o necesita cerrar por mantenimiento.

    1. Haz clic en Añadir día de excepción.
    2. Selecciona una fecha en el calendario.
    3. Elige una de las siguientes opciones:
       • Activa el botón Cerrado para que el servicio no esté disponible en todo el día.
       • Define intervalos específicos para ese día (nombre, hora de inicio y de fin, etc.). Haz clic en el icono de edición para configurar opciones avanzadas.
    4. Activa el botón Habilitado si quieres que los huéspedes puedan pedir en ese intervalo.
    5. Opcional: añade más intervalos para el mismo día.
    6. Para añadir más días de excepción, haz clic en Añadir día de excepción. Cada día de excepción se mostrará como una pestaña separada.
    7. Haz clic en Guardar cambios para aplicar la configuración.

Paso 7: Configurar restricciones para los pedidos

Puedes establecer restricciones para controlar cómo y cuándo se pueden realizar pedidos.

Antelación de los pedidos

Define el tiempo mínimo y máximo de antelación requerido para realizar una pedido:

• Antelación máxima: cuántos días antes pueden realizar un pedido los huéspedes. Se establece en días tomando como referencia la fecha del pedido.
• Antelación mínima: el tiempo mínimo con el que se puede realizar un pedido. Se establece en minutos y puede tomarse como referencia:
  • La hora de apertura del servicio.
  • La hora de entrega del pedido.

 

Pedidos por día

Limita el número de pedidos que puede hacer un huésped en un mismo día.

Productos por pedido

Establece cuántos productos como máximo se pueden añadir a un pedido.

 

 

Paso 8: Personalizar los mensajes del servicio

Puedes personalizar los mensajes que reciben los huéspedes en diferentes etapas del proceso de pedir.

Accede a Ajustes > Personalización.

Podrás modificar:

• Campo de comentarios: cambia el mensaje que aparece sobre el campo de comentarios durante el proceso de pedir.
• Mensaje de no disponibilidad: configura el mensaje que se muestra cuando no hay horas de entrega disponibles.

Si no defines un texto personalizado, el sistema mostrará la opción predeterminada.

Paso 9: Añadir una política de pedidos

Puedes incluir una política de pedidos que los huéspedes deberán revisar antes de completar su pedido.

1. Ve a Ajustes > Política.
2. Escribe o copia y pega la política de pedidos en el campo de texto.
3. Activa el botón Activado para hacerla visible a los huéspedes.
4. Opcional: Si deseas que los huéspedes confirmen la lectura y aceptación antes de completar el pedido, activa la opción La aceptación de la Política de pedidos es obligatoria.
5. Haz clic en Guardar cambios.

Paso 10: Configurar notificaciones

Configura las notificaciones que recibirán los miembros del personal cuando se realice un nuevo pedido.

1. Ve a Ajustes > Gestión.
2. Introduce las direcciones de correo electrónico de los miembros del personal que deben recibir notificaciones.
3. Cada persona añadida recibirá notificaciones cuando se realice un nuevo pedido.
4. Haz clic en Guardar cambios.

Paso 11: Configurar métodos de pago

Selecciona qué métodos de pago estarán disponibles para los huéspedes:

• Cargo a la habitación: el importe del pedido se añade a la cuenta de la habitación del huésped.
• Pagar a la entrega: el huésped paga al personal con efectivo o tarjeta.
• Pagar online: el huésped paga a través de una pasarela de pago segura (Stripe o Adyen). Más información aquí.

Paso 12: Colocar códigos QR en las habitaciones

Coloca códigos QR en las habitaciones para que los huéspedes puedan acceder fácilmente al servicio.

• Asegúrate de que estén en lugares visibles (por ejemplo, escritorio, mesita de noche).
• Al escanear el código, los huéspedes podrán:
  • Abrir la carta del servicio de habitaciones
  • Hacer un pedido
  • Pagar desde su dispositivo (si el pago online está habilitado)

Para generar un código QR:

1. Ve a Mi app > Promociona tu app > Enlaces personalizados.
2. Haz clic en Añadir.
3. En Tipo de enlace, selecciona el tipo que necesitas (QR code).
4. Asígnale un nombre.
5. Elige la ubicación (por ejemplo, Habitación, Lobby, Ascensor) para identificar el QR más adelante.
6. Selecciona el servicio correspondiente (servicio de habitaciones).
7. Haz clic en Generar enlace.

El código se mostrará en pantalla. Puedes copiarlo y pegarlo donde necesites (por ejemplo, el material impreso).

Para editar un QR existente, haz clic en el icono del lápiz junto al enlace.

Paso 13: Activar y probar el sistema de pedidos

Una vez configurados todos los ajustes:

1. Activa el sistema de pedidos mediante el botón Habilitado que aparece junto a cada intervalo creado en Ajustes  > Calendario.
2. Haz clic en Guardar cambios.
3. Usa la vista previa de la app desde la página de inicio del CMS para hacer pruebas del sistema de pedidos como huésped.

Próximos pasos

Ahora que el sistema de pedidos PRO para el servicio de habitaciones está configurado:

• Haz visible el servicio de habitaciones en la portada de la app para empezar a recibir pedidos.
• Supervisa los pedidos entrantes en PRO > pantalla de Pedidos (vista en columnas o lista).
• Forma al personal en la gestión de pedidos a través del CMS.

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