Ir directamente al contenido
Español
  • No hay sugerencias porque el campo de búsqueda está vacío.

Cómo gestionar reservas, peticiones y pedidos con el sistema de reserva bajo demanda

Descripción general

Cuando los huéspedes envían una reserva, petición o pedido mediante el sistema de reserva bajo demanda, estas solicitudes deben ser gestionadas por el personal del hotel. El personal debe aprobar o rechazar manualmente cada una de ellas.

Este artículo explica cómo gestionar en el CMS, por correo electrónico y mediante la app del staff las reservas realizadas a través del sistema bajo demanda.

Gestión en el CMS

Cada vez que un huésped envía una reserva, petición o pedido con el sistema bajo demanda, aparecerá en el CMS dentro de la lista de Peticiones en la sección Actividad.

Paso 1: Acceder a la lista de peticiones

  1. Navega a Actividad > Peticiones en el CMS.
  2. Busca la reserva, petición o pedido que deseas gestionar. Los elementos nuevos y no procesados tendrán el estado Nueva y estarán resaltados en azul claro.
  3. En la sección Peticiones, puedes ver los elementos de todos los servicios del hotel que utilizan el sistema de reserva bajo demanda. Para ver elementos específicos, utiliza los filtros por tipo de servicio.
  4. Filtra por fecha y estado, o busca un elemento por el nombre del huésped.
  5. Haz clic en el icono de edición (icono de lápiz) junto al elemento.

Paso 2: Gestionar la petición

En la ventana emergente, consulta los detalles de la reserva, petición o pedido. Están disponibles las siguientes opciones:

Para una reserva con fecha y hora específicas (Restaurantes, Spa, Servicio de habitaciones, Deportes, Tours, Piscinas, Atracciones y Camas balinesas):

  • Aceptar:
    1. Haz clic en Aceptar.
    2. (Opcional) Añade un comentario en la caja de texto.
    3. Haz clic en Guardar cambios. El huésped recibirá una notificación confirmando la reserva, petición o pedido.
  • Rechazar:
    1. Haz clic en Rechazar.
    2. (Opcional) Añade un comentario explicando el motivo del rechazo. Esta nota solo será visible para el personal.
    3. Haz clic en Guardar cambios. El huésped recibirá una notificación sobre la cancelación.
  • Enviar un mensaje sin confirmar ni rechazar:
    1. Escribe un mensaje en la caja de comentarios.
    2. Haz clic en Guardar cambios.

Para una petición inmediata (Amenities, Incidencias, Housekeeping y Lavandería):

  • Cambiar el estado:
    1. Selecciona el estado correspondiente (Nueva, Pendiente, En proceso, Resuelta).
    2. Haz clic en Guardar cambios.
  • Enviar un mensaje:
    1. Escribe un mensaje en la caja de comentarios.
    2. Haz clic en Guardar cambios.

Al volver a la lista de Peticiones, el estado se actualizará según la acción realizada.

Consejo: Si un huésped realiza una reserva, petición o pedido por teléfono o en persona, puedes añadirla manualmente en el CMS:

  1. Haz clic en Añadir reserva / Añadir petición.
  2. Completa los detalles (nombre del huésped, fecha, hora, número de personas o artículos, etc.).
  3. Haz clic en Reservar / Solicitar para confirmar.

Esto garantiza que todas las reservas, peticiones y pedidos, ya se envíen desde la app de huéspedes o manualmente, queden registrados y gestionados correctamente.

Gestión por correo electrónico

Si se han configurado notificaciones por email para el sistema bajo demanda, el personal recibirá un correo electrónico cada vez que un huésped envíe una reserva, petición o pedido.

Paso 1: Acceder a la notificación por correo electrónico

  1. Abre la bandeja de entrada del correo electrónico y busca la notificación de STAY.
  2. El correo electrónico contiene detalles como:
    • Nombre del huésped
    • Número de habitación
    • Fechas de check-in y check-out
    • Fecha, hora y detalles de la reserva, petición o pedido

Paso 2: Gestionar la petición

Haz clic en el botón Gestionar reserva en el correo electrónico para ser redirigido a una página de gestión. Elige una de las siguientes opciones:

Para una reserva con fecha y hora específicas (Restaurantes, Spa, Servicio de habitaciones, Deportes, Tours, Piscinas, Atracciones y Camas balinesas):

  • Aceptar:
    1. Haz clic en Aceptar.
    2. (Opcional) Añade un comentario en la caja de texto.
    3. Haz clic en Enviar. El huésped recibirá una notificación confirmando la reserva, petición o pedido.
  • Rechazar:
    1. Haz clic en Rechazar.
    2. (Opcional) Añade un comentario explicando el motivo del rechazo. Esta nota solo será visible para el personal.
    3. Haz clic en Enviar. El huésped recibirá una notificación sobre la cancelación.
  • Enviar un mensaje sin confirmar ni rechazar:
    1. Escribe un mensaje en la caja de comentarios.
    2. Haz clic en Enviar.

Para una petición inmediata (Amenities, Incidencias, Housekeeping y Lavandería):

  • Cambiar el estado:
    1. Selecciona el estado correspondiente (Nueva, Pendiente, En proceso, Resuelta).
    2. Haz clic en Enviar.
  • Enviar un mensaje:
    1. Escribe un mensaje en la caja de comentarios.
    2. Haz clic en Enviar.

Gestión con la app del staff

Si el personal del hotel utiliza la app de staff de STAY, las reservas, peticiones y pedidos también se pueden gestionar desde smartphones.

Paso 1: Abrir el CMS en un navegador

  1. Desde un dispositivo móvil, abre el navegador habitual (por ejemplo, Google Chrome, Safari, etc.).
  2. Introduce la siguiente URL en la barra de navegación: https://cmshotel.stay-app.com/login

Nota: No se puede acceder al CMS desde el navegador de un dispositivo móvil (solo se verá una pantalla de instrucciones). Solo será operativo una vez anclado a la pantalla de inicio del dispositivo.

Paso 2: Leer las instrucciones de anclaje

Al acceder a la URL desde un smartphone, aparecerá una pantalla indicando los pasos para realizar el anclaje:

  1. Pulsa el icono de Compartir.
  2. Selecciona Añadir a la pantalla de inicio.
  3. Pulsa Añadir (esquina superior derecha).
  4. Vuelve a la pantalla de inicio del dispositivo. La app ya estará visible con el icono de STAY, lista para ser utilizada.

Nota: El texto en pantalla cambia ligeramente según el sistema operativo (iOS o Android), pero los pasos son básicamente los mismos. Las diferencias son:

  • El icono de Compartir: En iOS, pulsa el icono de la flecha en la parte inferior de la pantalla. En Android, pulsa el menú de tres puntos en la esquina superior derecha.
  • Paso de instalación adicional (solo en Android): Tras pulsar Añadir, Android preguntará si deseas Instalar o Crear un acceso directo. Debes seleccionar Instalar.

Paso 3: Abrir la app del staff y activar notificaciones

  1. Desde la pantalla de inicio del smartphone, abre la app.
  2. La primera pantalla que se muestra solicitará la activación de las notificaciones push. Para ello, haz clic en el botón Habilitar notificaciones.
  3. Aparecerá una notificación del sistema operativo en uso (iOS o Android) solicitando permiso para activar las notificaciones. Selecciona Aceptar / Permitir.

Nota: Puedes recibir notificaciones push tanto en smartphones como en tablets. Ten en cuenta que los dispositivos móviles muestran la vista de la app móvil, mientras que las tablets mostrarán la versión de escritorio del CMS.

Paso 4: Iniciar sesión con las credenciales

Aparecerá la misma pantalla de inicio de sesión que se utiliza para el CMS en un ordenador. Utiliza el mismo método de acceso, ya sea mediante inicio de sesión único (SSO) con Google o Microsoft, o con nombre de usuario y contraseña.

Nota: Ten en cuenta que, al igual que cuando se utiliza el CMS en un ordenador, el sistema requerirá volver a iniciar sesión tras un determinado periodo de tiempo. Deberás introducir de nuevo las credenciales; no es necesario repetir los pasos previos de configuración.

Paso 5: Gestionar la petición

  1. Pulsa en la sección Peticiones desde el menú lateral izquierdo.
  2. Busca la reserva, petición o pedido que deseas gestionar y pulsa sobre ella.
  3. Elige una de las siguientes opciones:

Para una reserva con fecha y hora específicas (Restaurantes, Spa, Servicio de habitaciones, Deportes, Tours, Piscinas, Atracciones y Camas balinesas):

  • Aceptar:
    1. Ve a la pestaña Información.
    2. Haz clic en Aceptar.
    3. (Opcional) Añade un comentario en la caja de texto.
    4. Haz clic en Guardar cambios. El huésped recibirá una notificación confirmando la reserva, petición o pedido.
  • Rechazar:
    1. Ve a la pestaña Información.
    2. Haz clic en Rechazar.
    3. (Opcional) Añade un comentario explicando el motivo del rechazo. Esta nota solo será visible para el personal.
    4. Haz clic en Guardar cambios. El huésped recibirá una notificación sobre la cancelación.
  • Enviar un mensaje sin confirmar ni rechazar:
    1. Ve a la pestaña Mensajes.
    2. Escribe un mensaje en la caja de comentarios.
    3. Haz clic en Guardar cambios.

Para una petición inmediata (Amenities, Incidencias, Housekeeping y Lavandería):

  • Cambiar el estado:
    1. Ve a la pestaña Información.
    2. Selecciona el estado correspondiente (Nueva, Pendiente, En proceso, Resuelta).
    3. Haz clic en Guardar cambios.
  • Enviar un mensaje:
    1. Escribe un mensaje en la caja de comentarios.
    2. Haz clic en Guardar cambios.

El huésped recibirá una notificación push con el estado actualizado y cualquier comentario enviado. Al volver a la lista de Peticiones, el estado se actualizará según la acción realizada.

Próximos pasos

Una vez que el establecimiento comience a gestionar reservas, peticiones y pedidos bajo demanda, considera:

  • Formar al personal sobre las buenas prácticas para gestionar las peticiones de los huéspedes de forma eficiente.
  • Revisar el flujo de trabajo para garantizar que el proceso sea fluido tanto para el personal como para los huéspedes.
  • Activar Concierge chat para asistir a los huéspedes con sus consultas directamente desde la app (enlace).

¿Necesitas más ayuda?

Si tienes más preguntas o necesitas asistencia adicional:

  • Contacta con nosotros a través del chat.
  • Envía un ticket a nuestro equipo de Soporte.
  • Visita STAY Academy, nuestra plataforma de formación.