Cómo configurar el sistema de reserva bajo demanda en un servicio

Descripción general

El sistema de reserva bajo demanda permite a los huéspedes realizar reservas, peticiones o pedidos que requieren una gestión manual por parte del personal. Este sistema funciona de forma diferente según la funcionalidad:

1. Reservas con fecha y hora específicas

Se aplica a funcionalidades que permiten realizar reservas para una fecha y hora determinadas (por ejemplo, reservar una mesa en un restaurante para el viernes a las 20:00, un pedido de room service para el miércoles a las 8:00 o una pista de pádel para el domingo a las 10:00).

• Funcionalidades: Restaurantes, Spa, Room service, Deportes, Tours, Piscinas, Atracciones y Camas balinesas.
• Gestión del personal: Los miembros del personal aprueban o rechazan manualmente cada solicitud enviada por el huésped. Los estados pueden ser Aprobada o Rechazada. Para saber más sobre estos aspectos, consulta el artículo Cómo gestionar reservas con el sistema de reserva bajo demanda (enlace).

2. Peticiones inmediatas

Se aplica a funcionalidades que permiten realizar peticiones que deben atenderse lo antes posible. Una vez solicitadas, los huéspedes esperan una resolución inmediata (por ejemplo, pedir que se lleve un set de amenities a la habitación o reportar un problema con la TV).

• Funcionalidades: Amenities, Incidencias, Housekeeping y Lavandería.
• Gestión del personal: Los miembros del personal hacen un seguimiento y gestionan la solicitud a través de diferentes estados operativos. Los estados pueden ser Nueva, Pendiente, En proceso o Resuelto. Para saber más sobre estos aspectos, consulta el artículo Cómo gestionar reservas con el sistema de reserva bajo demanda (enlace).

La configuración para ambas variantes es prácticamente la misma y se detalla a lo largo de este artículo.

Antes de empezar

Antes de configurar el sistema de reserva bajo demanda, asegúrate de:

• Tener acceso al CMS y a la funcionalidad correspondiente.
• Conocer los intervalos horarios y el tiempo máximo de antelación que deseas permitir.
• Tener preparadas las direcciones de correo electrónico de los miembros del personal responsables de gestionar las peticiones.

Guía paso a paso

Paso 1: Habilitar el sistema de reserva bajo demanda

1. Navega a Contenido y selecciona la funcionalidad correspondiente.
2. Pasa el cursor sobre el servicio que deseas configurar y haz clic en Editar.
3. Accede a la pestaña Horario y sistema de reserva.
4. Selecciona Sistema de reserva bajo demanda.

Paso 2: Definir el horario de apertura

1. Establece los intervalos horarios y los días de la semana en los que el servicio estará abierto.
2. Introduce un nombre para cada intervalo.
3. Si el servicio opera las 24 horas, marca la casilla Abierto 24h.
4. Haz clic en Guardar cambios.

Paso 3: Configurar intervalos de reserva

1. Activa el botón Reservable para los intervalos deseados.
2. En el campo Frecuencia, define la frecuencia en minutos con la que se ofrecerán horas de reserva a los clientes.
3. Opcional: Si el servicio tiene un precio fijo por persona o unidad de reserva, introdúcelo en el campo Precio. Este precio se mostrará a los huéspedes al hacer la reserva.

Paso 4: Configurar ofertas (opcional)

1. Marca la casilla Activar oferta.
2. Introduce una descripción de la oferta en todos los idiomas disponibles (haz clic en el icono de bandera para añadir traducciones).
3. Introduce el precio de la oferta.

Paso 5: Configurar opciones avanzadas

Para acceder a opciones adicionales, activa el botón Opciones avanzadas.

• Antelación máxima de la reserva: Define el número máximo de días antes que los huéspedes pueden reservar o realizar un pedido. Ejemplo: Si configuras 2 días de antelación máxima, las solicitudes para cenar un miércoles se pueden empezar a realizar el lunes.
• Antelación mínima de la reserva: Define el número mínimo de minutos requeridos antes de realizar una reserva o pedido. Puedes elegir entre el horario de apertura y el horario de reserva como referencia. Ejemplo: Si estableces 120 minutos antes del horario de reserva y la hora actual es 17:00, el primer horario reservable será 19:00.
• Unidad de reserva: Por defecto, las reservas se hacen según el número de personas. Si deseas que los huéspedes reserven mesas en lugar de personas, selecciona Personalizado y escribe "Mesas" en el campo de texto. Haz clic en el icono de bandera para añadir traducciones.

Paso 6: Personalizar respuestas automáticas

• Respuesta automática para reservas pendientes: Introduce el mensaje que los huéspedes recibirán cuando la solicitud esté pendiente.
• Mensaje de confirmación de reserva: Introduce el mensaje que los huéspedes recibirán cuando la solicitud sea aceptada.
• Texto del botón de reservar: Personaliza el texto que aparecerá en el botón Reservar en la app (idealmente, una sola palabra).
• Texto del campo de comentarios: Personaliza las instrucciones que se mostrarán sobre la caja de comentarios cuando los huéspedes hagan una reserva o pedido. Ejemplo: "Indica si prefieres una mesa en el interior o en la terraza."
• Mensaje indicando que no hay disponibilidad: Personaliza el texto que se mostrará cuando no haya disponibilidad.

Paso 7: Configurar la política de cancelación (opcional)

• Habilitar la política de cancelación de reservas: Si deseas mostrar una política de cancelación, activa este botón e introduce el texto de la política.
• Habilitar la casilla La aceptación de la política de cancelación es obligatoria: Si se activa, los huéspedes deberán marcar esta casilla para confirmar que han leído la política de cancelación antes de reservar.

Paso 8: Añadir días de excepción (opcional)

Puedes configurar días de excepción para modificar el horario habitual. Esta opción es útil cuando el servicio acoge un evento privado o necesita cerrar algunas horas por mantenimiento en una fecha concreta.

Para configurar días de excepción:

1. Haz clic en Días de excepción (enlace azul). Se abrirá una ventana para añadir fechas con horarios modificados o marcar el servicio como cerrado todo el día.
2. Haz clic en el campo de fecha para abrir el calendario y selecciona una fecha.
3. Si el servicio estará cerrado todo el día, activa la casilla Cerrado.
4. Si el servicio abrirá solo en determinados horarios, haz clic en Añadir intervalo: define el intervalo horario y asígnale un nombre.
5. Activa el botón Reservable para permitir reservas o pedidos en ese horario.
6. Si lo necesitas, añade más intervalos para ese día.
7. Para incluir otra fecha como día de excepción, haz clic en Añadir día de excepción.
8. Cierra la ventana y haz clic en Guardar cambios para aplicar la configuración.

Paso 9: Definir restricciones (opcional)

Existen restricciones que se pueden aplicar según el servicio:

• Restringir el número máximo de personas por reserva: Los huéspedes no podrán reservar para un número mayor de personas. Puedes limitarlo según el número de huéspedes alojados por habitación o establecer un número específico de personas por reserva. Importante: El valor relativo al número de huéspedes alojados por habitación se puede utilizar si el PMS está integrado con STAY y envía estos datos. De lo contrario, no se podrá aplicar esta restricción.
• Restringir el número máximo de reservas por habitación: Los huéspedes no podrán utilizar este servicio más de un número determinado de veces al día.
• Número máximo de productos por pedido: (Para servicios con gestión de pedidos).
• Establecer el número máximo de reservas por habitación según la duración de la estancia: Ejemplo: Para estancias de 3 días de duración, se permiten 5 reservas o solicitudes en total.

Para aplicar cualquiera de estas restricciones, haz clic sobre el botón de activación que aparece junto a la opción deseada y añade la cifra correspondiente.

Paso 10: Asignar personal para la gestión de reservas

1. En la sección Email de los empleados que gestionan las reservas de este servicio, haz clic en Añadir email.
2. Introduce cada dirección de correo electrónico individualmente y pulsa Intro.
3. Los miembros del personal recibirán una notificación por correo electrónico cuando un huésped envíe una reserva o petición.

Paso 11: Configurar avisos

Establece avisos para el personal en caso de que una reserva o solicitud no haya sido gestionada después de un tiempo o si una reserva es cancelada.

• Se puede establecer un recordatorio un tiempo después de la primera notificación.
• Se puede enviar una notificación a un supervisor en caso de cancelación de una reserva.

Paso 12: Guardar cambios

Una vez configuradas todas las opciones, haz clic en Guardar cambios para aplicarlas.

Próximos pasos

Aprende a gestionar el sistema con el artículo Cómo gestionar reservas con el sistema de reserva bajo demanda (enlace).

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